Rechnungsmuster für Vereine: So stellt Ihr e. V. korrekte Rechnungen aus

Ob mit oder ohne Umsatzsteuer: Unsere Muster-Rechnungen für Ihre Vereinsbuchhaltung machen die Rechnungsstellung einfach.

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Stand: 11. Mai 2015

Viele Vereine finanzieren ihre Arbeit nicht nur über Mitgliedsbeiträge, Zuschüsse und Spenden: Manche Vereine vermieten Räume oder Sportplätze, andere verleihen Geräte oder Fahrzeuge, wieder andere verkaufen Werbeflächen oder lassen sich auf andere Weise sponsern. In solchen Fällen verlangen vor allem Geschäfts- und Kooperationspartner eine ordentliche Rechnung. Kein Wunder – schließlich wollen die betroffenen Unternehmer ihre Aufwendungen steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen. Wir erläutern, welche Form- und Inhaltsvorschriften Vereine bei der Abrechnung von Leistungen beachten müssen.

Eigentlich ist es ganz einfach: Wenn Vereine unternehmerisch tätig werden und Rechnungen ausstellen, gelten dafür grundsätzlich dieselben Vorschriften wie für alle anderen Unternehmer auch. Wenn Geschäfts- und Kooperationspartner von Ihrem Verein eine Abrechnung verlangen, sind Sie sogar zum Ausstellen einer Rechnung verpflichtet. Besonders pingelig ist der Fiskus, wenn dabei Umsatzsteuer (bzw. „Mehrwertsteuer) ins Spiel kommt.

Die gute Nachricht vorweg: Die allermeisten Vereinsaktivitäten unterliegen zum Glück nicht der Umsatzsteuer. Das gilt vor allem für den (nicht unternehmerischen) „ideellen Bereich“, in dem die eigentlichen satzungsgemäßen gemeinnützigen Vereinsaufgaben erfüllt werden. Die Leistungen vieler Zweckbetriebe sind von der Umsatzsteuer befreit oder sie unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von Vereinen sind dagegen meistens umsatzsteuerpflichtig und unterliegen dem Regelsteuerersatz von zurzeit 19 %.

Form- und Inhaltsvorschriften für Vereinsrechnungen

Bevor wir auf die Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung zu sprechen kommen, eins gleich vorweg: Hüten Sie sich unbedingt davor, der Einfachheit halber grundsätzlich Umsatzsteuer auszuweisen! Zwar enthalten Rechnungen im Geschäftsleben üblicherweise Mehrwertsteueranteile; das bedeutet aber noch lange nicht, dass eine Rechnung erst durch den Umsatzsteuerausweis zu einer „richtigen“ Rechnung wird!

Das Problem dabei: Wenn Sie auf Ihren Vereinsrechnungen „sicherheitshalber“ Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie das Geld auf jeden Fall auch ans Finanzamt abführen. Gleichzeitig wird der Umsatzsteueranteil auf Seiten Ihres Geschäftspartners vom Finanzamt jedoch nicht anerkannt! Informieren Sie sich also unbedingt darüber, welche Ihrer Vereinsleistungen der Umsatzsteuer unterliegen und welche nicht.

Mut zur Lücke kann beim Thema Umsatzsteuer zu bösen und teuren Überraschungen führen. Die steuerlichen Details Ihrer Vereinsrechnungen besprechen Sie daher am besten mit einem Steuerberater. Sie können aber auch beim Dachverband Ihrer Vereinssparte oder direkt beim Finanzamt nachfragen.

Gesetzliche Pflichtbestandteile von Rechnungen

Die Aufzählung der Rechnungs-Pflichtangaben findet sich in § 14 Umsatzsteuergesetz. Welche Bezeichnung ein Rechnungsdokument trägt, spielt dabei übrigens keine Rolle. Damit das Finanzamt ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, sind vielmehr folgende Bestandteile erforderlich:

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