UStIdNr.-Kontrollpflicht: So prüfen Sie die UStIdNr. Ihrer Auslandskunden

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern Ihrer Geschäftspartner im Ausland müssen Sie regelmäßig kontrollieren.

Bei umsatzsteuerfreien Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland müssen Sie als Rechnungssteller die vom Kunden angegebene UStIdNr. überprüfen. Sonst kann es sein, dass Sie am Ende die Umsatzsteuer bezahlen müssen. Wir zeigen, wie Sie die UStId-Nr. überprüfen.

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Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland sind in vielen Fällen umsatzsteuerfrei - vorausgesetzt, beide Geschäftspartner verfügen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das Finanzamt verlangt vom Rechnungsteller, die vom Kunden angegebene UStIdNr. und die Adressdaten zu prüfen. Wenn Sie die Prüfung unterlassen und hinterher stellt sich heraus, dass die Angaben falsch sind, müssen Sie für die Umsatzsteuer geradestehen. Wir zeigen, wie Sie sich dagegen absichern.

Bevor Sie umsatzsteuerfreie Rechnungen an Auslandskunden schicken, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die vom Kunden angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer richtig ist. Warenlieferanten sind dazu laut § 6a Umsatzsteuergesetz sogar gesetzlich verpflichtet. Sie schulden dem Finanzamt die Steuer, wenn Ihr Abnehmer falsche Angaben macht und Sie das "bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" hätten erkennen können:

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O-Ton Gesetzgeber: Der Lieferant muss prüfen

UStIdNrChecker: Komfortable Gültigkeitsprüfung per Excel-Tool

Im Folgenden beschreiben wir zwei webbasierte amtliche Prüfverfahren. Falls Ihnen die Einzelabfragen per Webformular zu umständlich sind, haben wir eine bequeme Alternative für Sie vorbereitet: Hans Metzmacher hat für akademie.de-Mitglieder eine Excel-Lösung mit Makros entwickelt, die auf eine Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zugreift, um Ihre Kundendaten schnell und einfach zu überprüfen.

Den Excel-Helfer samt Anleitung finden Sie hier:

UStIdNrChecker - UStId-Nummern per Excel-Tool schnell überprüfen

Einfache Gültigkeitsüberprüfung

Keine Sorge: Bevor Sie eine Rechnung an einen portugiesischen Kunden schreiben, müssen Sie zum Glück nicht vor Ort recherchieren oder gar höchstpersönlich nachschauen, ob die Angaben auch tatsächlich stimmen. Die einfachste und schnellste Form der "Validierung einer MwSt-Nummer" ermöglicht die EU-Kommision im Rahmen des "MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS)": Sie geben den Mitgliedsstat Ihres Kunden und die zu überprüfende Steuernummer sowie Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein und klicken auf "Prüfen":

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