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Hilfe, ein Kunde kommt - Kundenbesuch im Heimbüro

Das Home-Office als Alptraum für die Selbstdarstellung? Aber nein.

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Stand: 15. April 2013 (aktualisiert)

Ein Arbeitszimmer in der Mietwohnung oder im Eigenheim reicht vielen Solo-Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden völlig aus. Doch was tun, wenn ein Kundenbesuch droht? Kann man Geschäftspartner einfach ins Home-Office bitten und zwischen Küche und Wohnzimmer über Aufträge sprechen? Wir geben praktische Tipps zu einer Situation, die vielen Heimarbeitern unnötig peinlich ist.

Heimbüro reicht völlig

Existenzgründer tun gut daran, Anfangsinvestitionen und laufende Verbindlichkeiten möglichst gering zu halten. Viele Solo-Selbstständige, und Kleingewerbetreibende brauchen für ihre Dienstleistungen ohnehin keine repräsentativen Geschäftsräume oder separate Büros: Ein Arbeitszimmer in der Mietwohnung oder im Eigenheim genügt - zumal in der Startphase.

Schließlich ist ein funktional eingerichtetes Home-Office für Dienstleister im Online-Zeitalter oft völlig ausreichend:

  • Die erforderlichen Arbeitsmittel benötigen wenig Platz - mehr als ein Schreibtisch, Stuhl, Computer, Drucker und Telefon ist oft nicht nötig.

  • Verteilte Gruppen- und Projektarbeit sowie virtuelle Kooperationen sind in zahlreichen Branchen längst an der Tagesordnung.

  • Auftragsverhandlungen, Projektplanungen und -umsetzungen erfolgen auch in großen Unternehmen telefonisch, per E-Mail und Post oder gar via Teamwork-Plattformen im Internet.

Mit ordentlichen Geschäftspapieren und einer gut gemachten Website kann ein engagierter Einzelkämpfer auch vom Arbeitszimmer (notfalls sogar dem viel zitierten Küchentisch) aus professionelle Geschäfte machen.

Kunde droht mit Besuch

Unruhe kommt allerdings unweigerlich dann auf, wenn ein Interessent oder Kunde den harmlos klingenden Satz fallen lässt: "Ach wissen Sie was: Wir sollten uns wirklich mal zusammensetzen. Ich schaue nächste Woche einfach mal bei Ihnen rein?"

Selbst wenn das Arbeitszimmer hell, geräumig und ordentlich möbliert ist und nicht durch Pizzareste, überquellende Aschenbecher und leere Bierflaschen verunstaltet wird, fühlen sich viele Heimarbeiter in solchen Fällen in arge Bedrängnis gebracht: Eine "richtige" Geschäftsadresse haben sie halt nicht. Trotzdem ist es natürlich sinnvoll, den Wunsch des Geschäftspartners nach einem persönlichen Gespräch aufzugreifen. Und nun?

Bleiben Sie gelassen! Anlass zur Nervosität oder gar Scham für fehlendes repräsentatives Ambiente gibt es nicht. Denn erstens sind Sie mit Ihrem Heimbüro längst kein Exot mehr. Und zweitens lässt sich die Besuchsklippe bei Bedarf mit sinnvollen Alternativ-Treffpunkten umschiffen. Falls erforderlich, machen Sie drittens aus der Not eine Tugend und verkaufen Ihren Low-Budget-Standort als das sichtbare Zeichen von Kostenbewusstsein und persönlicher Lean-Management-Philosophie.

Mögliche Ausweich-Quartiere

In der Praxis bewährt haben sich zum Beispiel folgende Reaktionsweisen:

  • Verwandeln Sie Ihr Problem in ein Service-Angebot: "Ein Treffen finde ich gut. Ich nehme Ihnen auch gern den Weg ab. Wollen wir uns Donnerstag vormittag um 10 Uhr in Ihrem Büro treffen?"

  • Machen Sie aus dem geplanten Meeting ein Arbeitsessen: Schlagen Sie als Treffpunkt doch einfach ein Restaurant oder Hotel vor. Je nach tatsächlichem oder erwartetem Auftragsvolumen lässt sich dieser Vorschlag mit einer Einladung verbinden.

  • Mieten Sie ein Ausweichbüro bei einem Büro-Service an. Auf diesen Vorschlag müssen Sie natürlich vorbereitet sein. Am besten, die Anschrift des Büro-Services findet sich schon als Zweitadresse auf Ihren Geschäftspapieren.

Manche "Heimwerker" machen auch gute Erfahrung mit Kooperationen: Vereinbaren Sie mit einem etwas repräsentativer eingerichteten Kollegen, dass Sie seine Besprechungs- oder Seminarräume gelegentlich gegen Entgelt oder auf Kompensationsbasis mitnutzen. Dieser Trumpf lässt sich dann auch kurzfristig einsetzen: "Donnerstag halb elf passt mir gut. Ich habe vorher einen Termin bei meinem Partner Mustermann. Ich schlage vor, dass wir uns gleich dort treffen."

Vorbereitung aufs Heimspiel

Wenn Sie Ablenkungsmanöver und Ausweich-Quartiere nicht mögen oder ein Kunde Sie partout besuchen möchte, dann bleibt nur die offensive Heimspiel-Variante. Voraussetzungen:

  • Ihr Aushängeschild: Bringen Sie am Eingang ein Firmenschild an. Beschriften Sie auch den Klingelknopf entsprechend. Bei Mietwohnungen setzt das natürlich voraus, dass Ihr Vermieter informiert und einverstanden ist. Die Zustimmung darf übrigens normalerweise nicht einfach verwehrt werden: Wenn die gewerbliche Nutzung nicht überwiegt und beispielsweise durch Lärmentfaltung oder regen Publikumsverkehr offensichtlich wird, kann der Vermieter gegen "Geschäftemacherei im Wohnzimmer" wenig ausrichten. Auch Geschäftspost im Briefkasten macht aus Wohnraum längst noch nicht automatisch Gewerberaum.

  • Bahn frei: Räumen Sie den gesamten Weg vom Eingang bis zu Ihrer Bürotür frei. Entfernen Sie vor allem private Gegenstände wie zum Beispiel Wäsche oder Spielsachen.

  • Ruhe bitte: Sorgen Sie dafür, dass Sie für die Dauer des Geschäftstermins ungestört sind. Das gilt besonders für den Nachwuchs. Daheim arbeitende Väter und Mütter legen Meetings also am besten in die Vormittagsstunden.

  • Ordnung schaffen: Räumen Sie auch Ihr Büro gründlich auf. Unordnung sorgt bei den meisten Menschen immer noch für Unbehagen oder sogar Misstrauen. Ordnung dagegen vermittelt den Eindruck von Kompetenz und Professionalität.

  • Personal "einstellen": Sofern das zum sonstigen Ambiente passt, gehen manche Solo-Selbstständige bei Geschäftsterminen noch einen Schritt weiter: Sie engagieren Lebenspartner, Freunde oder Kollegen für die Dauer des Besuchstermins als "Sekretär" oder "Mitarbeiterin", lassen sich Getränke servieren und den Telefondienst abnehmen.

  • Kein Anschluss: Ob mit oder ohne "Personal": Konzentrieren Sie sich auf Ihren Besuch, demonstrieren Sie keine wichtige Geschäftigkeit. Leiten Sie Anrufe für die Dauer des Termins auf den Anrufbeantworter oder eine Mailbox. Falls die Annahme eines wichtiges Telefonats tatsächlich unvermeidlich sein sollte, bereiten Sie Ihren Besucher von Anfang an darauf vor.

  • Illusionen wecken: Haben Sie noch etwas Platz in Ihrem Flur und/oder Arbeitszimmer? Mit wenigen Handgriffen und geringen Kosten lässt sich leicht eine kleine Warteecke mit ein paar Zeitschriften einrichten. Das Gleiche gilt für einen Aufsteller mit Werbematerial oder anderen branchentypischen Accessoires.

Wenn Sie sich die Heimspiel-Variante zutrauen, dann haben Sie langfristig mehrere Vorteile: Sie können hartnäckige Kunden und Interessenten halten, die gegen Ablenkungsmanöver immun sind und ersparen sich in Zeiten von Googles "Street View" unter Umständen peinliche Enthüllungen. Wichtiger noch: Sie gewöhnen sich daran, Ihre zeitgemäße Arbeitsweise selbstbewusst zu vertreten!

Von der profitieren Ihre Kunden schließlich sogar ganz direkt: Denn sie kommen immerhin in den Genuss knapp kalkulierter Preise, über die beispielsweise keine unnötig hohen Büromieten erwirtschaftet werden müssen.

Fazit

Wer sich auf die eigenen Kräfte besinnt und seine Arbeitskraft als Freelancer oder Kleingewerbetreibender selbstständig vermarktet und dabei vorhandene Ressourcen kosten- und risikooptimiert ausnutzt, hat allen Grund, selbstbewusst und stolz zu sein.

Gründer und Jungunternehmer ohne repräsentative Firmensitze haben darüber hinaus zahlreiche bewährte Möglichkeiten, Präsenztermine in geschäftstypischer Umgebung stattfinden zu lassen. Ein wenig Kosmetik ist dabei gewiss sinnvoll, Anlass für übertriebene Bluffs hingegen gibt es nicht.

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Mir fallen gleich zwei gute

Mir fallen gleich zwei gute Gründe für die Einrichtung eines schönen, (halbwegs) repräsentativen Wohlfühl-Workspace zuhause ein:
1. Der Kunde ist angenehm überrascht – denn er hat beim Wort "Homeoffice" sicher eher gemischte Gefühle, was ihn dort erwartet ..
2. Der Heimwerker selbst verbringt jeden Tag in einem Ambiente, das ihm ein reales Wertigkeitsgefühl zu seiner Arbeit verschafft.
Und keine Ausreden: Selbst in der kleinsten Ecke und mit wenig Geld kann man sich schön einrichten – und wenn´s nur ein Klappstuhl + Hocker (und Kekse drauf ;-) vor dem aufgeräumten Schreibtisch ist :-)

Krümel-Ambiente ...

... mit Keksen auf dem Hocker? Da fühlt sich Krümelmonster wohl. Aber der geschäftliche Besucher?

Antwort: Krümel-Ambiente ...

... vielleicht einigen wir uns darauf, die Kekse nicht auf den Hocker, sondern in einer kleinen Schale auf den (Beistell-)Tisch zu stellen? :-)

Ich habe damals noch zu Zeiten des Büros im Schlafzimmerwinkel jedem gelegentlich sich aufdrängenden Besuchskunden immer sehr gern viele Schnäppseckens vorgesetzt, eigentlich immer wurden sie auch genommen Auf das Wohl und den gemeinsamen Gewinn geleert wurde es auch schnell herzlich. Man muss nur Ideen haben schon lassen sich auch solche dornigen Situationen zurechtbiegen

Malerutensilien im Flur "verstreuen" (Leiter, Eimer, Plastikfolie): Wir haben gerade die Handwerker und ausgerechnet gestern haben die im Büro angefangen (ich war nicht da). Deshalb müssen wir in die Küche (Wohnzimmer, Balkon, Terasse, Garage ..) umswitchen.

Maler

ein super Tipp – das merke ich mir ;-)

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