Business-Etikette: Kommunikation mit Stil

Die Anzahl der Geschäftsbriefe hat durch den Einsatz von E-Mails erheblich abgenommen. Dies ist aber kein Grund dafür, dem Inhalt und dem Stil einer E-Mail weniger Aufmerksamkeit zu schenken. Wenn Sie nachfolgende Regeln beachten, wird auch Ihre E-Mail-Korrespondenz die gewünschte Wirkung erzielen. Denken Sie immer daran, dass eine E-Mail auch ausgedruckt werden kann - und somit ist sie genauso imagewirksam wie ein Brief.

Einladungen (außer zu Arbeitsbesprechungen), Glückwünsche und Entschuldigungen per E-Mail sind stillos. Hier sollten Sie einen Brief wählen. Genauso sollten Sie sich überlegen, ob ein E-Mail-Verkehr zur Abstimmung eines Termins zwischen zwei Personen sinnvoll ist. Wenn keine Kalenderfunktion vorhanden ist, ist der Griff zum Telefon hier einfacher.

E-Mails sollten Sie vor allem dann einsetzen, wenn Dateien als Hintergrundinformation von Vorgängen mitgeschickt werden müssen. Überlegen Sie sich aber vorher, ob Ihre Mitteilung per E-Mail eventuell missverstanden werden könnte und ob zur Klärung eines Vorgangs nicht sogar ein persönliches Gespräch oder Telefonat hilfreicher sein könnte.

Es wird viel zu oft viel zu schnell zum Medium E-Mail gegriffen. Die Angst persönlicher Konfrontation scheint hier ausschlaggebend zu sein und das Gefühl: "die Angelegenheit ist erstmal vom Tisch" ist oft ein weiterer Grund der E-Mail-Flut.

• Antwortgeschwindigkeit

Schreiben Sie einen Zwischenbescheid, wenn Sie die E-Mail nicht sofort beantworten können. Nennen Sie einen Termin für die ausführliche Antwort.

Bearbeiten Sie Ihre Mails täglich. Die Nutzer eines schnellen Mediums erwarten auch eine schnelle Antwort. Eine eingegangene E-Mail sollte spätestens nach zwei Tagen bei Ihnen eine Reaktion auslösen - egal ob Zwischenbescheid oder Antwort.

• Keine Abkürzungen und Gestaltung

Benutzen Sie keine Abkürzungen wie "mfG", "fyi", "thx" oder "asap" - sie sind nicht jedem bekannt. "mfG" könnte ja beispielsweise auch "Mitfahrgelegenheit" heißen.

Gestalten Sie den Text Ihrer E-Mail so, dass er gut lesbar ist. Unterteilen Sie den Text in Absätze und beschreiben Sie auch kurz im Text, was in den Anhängen zu finden ist. So kann der Empfänger entscheiden, ob er die Datei sofort aufmachen muss oder dies auf einen späteren Zeitpunkt verschieben kann.

• Sinnvoller Betreff

Füllen Sie immer den ,Betreff' mit einer aussagenkräftigen Beschreibung des Inhaltes der E-Mail aus. So hat der Empfänger später die Chance, die E-Mail wieder zu finden.

• Anrede und Verabschiedung

Verzichten Sie niemals auf eine korrekte Anrede und Verabschiedung. So viel Zeit muss sein.

• Signatur darf nicht fehlen

Nennen Sie immer die kompletten Absenderdaten (Anschrift, Telefon, Fax) am Ende einer E-Mail, damit der Empfänger den Antwortweg frei wählen kann. Achten Sie darauf, dass diese Funktion der Signatur auch bei Antwortschreiben aktiviert ist.

• Sicherheit geht vor

Senden Sie niemals vertrauliche Informationen über das Netz. Vermeiden Sie auch E-Mails zu lang werden zu lassen, so dass bis zu zehn Sendungen hintereinander hängen. Hierbei kann es passieren, dass ein E-Mail-Verkehr im Laufe der Zeit an andere weitergeschickt wird, da diese involviert werden. Eventuell sollte diese Person nicht alle Details der E-Mails erfahren.

Oft hat das "Betreff" dann mit dem Inhalt nichts mehr zu tun. Starten Sie also nach einem dreimaligem Hin und Her eine neue E-Mail und setzten Sie ein sinnvolles Betreff ein.

• Felder: An, CC oder BCC

In das Adressfeld "An" einer E-Mail kommen nur die Empfänger, die direkt betroffen sind oder eine Aufgabe aus der E-Mail erhalten.

In das Feld "CC" carbon copy (Durchschlag) werden die Empfänger eingetragen, die die E-Mail nur zur Information erhalten, aber keine direkte Aufgabe in diesem Vorgang haben.

Das Feld "BCC" blind carbon copy (Blindkopie) ist vor allem dann einzusetzen, wenn Sie Gruppen-E-Mails versenden und nicht jeder die Adressen der anderen Empfänger sehen soll. Das BCC-Feld als Überwachungstool im Geschäftsleben einzusetzen ist eher fraglich.