Excel: Fehlersuche und Tabellenanalyse auf einen Klick

Dieser Beitrag ist einer einzigen Excel-Taste gewidmet, obwohl unser Autor Lorenz Hölscher sonst kein überzeugter Verfechter von Funktionstasten in einer grafischen Oberfläche ist.

Die Funktionstaste F5 entspricht in Excel dem Menü Bearbeiten/Gehezu (bzw. ab Excel 2007 dem Befehl Start/Bearbeiten/Suchen und Auswählen/Gehe zu), wobei dort als offizielles Tastenkürzel auch Strg+G angeboten wird.

Damit ist auch die erste Fähigkeit des dann erscheinenden Dialogs benannt, nämlich an eine bestimmte Stelle in der Datei zu springen. Sie finden darin aufgelistet die bisher erreichten Zell-Adressen sowie alle Bereichsnamen (siehe Beitrag "Excel: Professionelles Arbeiten dank Bereichsnamen"), die Sie durch Anklicken auswählen können. Ebenso gut dürfen Sie eine beliebige Zell-Adresse eintippen und dies mit der OK-Schaltfläche bestätigen.

Der Gehe zu-Dialog zeigt auch Bereichsnamen an.

Bis dahin ist das nett, aber ehrlich gesagt nicht der Rede wert. Die eigentliche Leistungsfähigkeit dieser Taste steckt in dem zweiten Dialog, der auf die Inhalte-Schaltfläche folgt.

Der Inhalte auswählen-Dialog bietet viele Optionen.

Je nachdem, was in Ihrer Tabelle markiert ist, bietet dieser unscheinbare Dialog enormes Potential für die Fehlersuche oder die Tabellenanalyse. Nehmen Sie eine Beispieltabelle wie die folgende:

Die Beispieldaten enthalten ein paar Teilergebnisse.

Sie enthält ein paar Daten mit Teilergebnissen, die auch schon in einer Gliederung strukturiert sind. Fangen wir direkt mit der Gliederung an, welche mit Klick auf die eingeklappt wird.

Jetzt sollen diese sichtbaren Zwischenergebnisse fett formatiert werden. Was machen Sie also? Sie markieren diese Zellen und machen sie fett. Aber wenn Sie durch Klick auf die alle ausgeblendeten Zeilen wieder einblenden, kommt die böse Überraschung: Alles, auch die zwischenzeitlich unsichtbaren Zellen dazwischen, ist fett!

Machen Sie die Formatierung daher wieder rückgängig. Klappen Sie durch Klick auf die erneut die Details weg und markieren Sie den ganzen Block. Bevor Sie aber nun formatieren, drücken Sie F5, wechseln wieder zum Inhalte auswählen-Dialog und klicken dort auf Nur sichtbare Zellen.

Auch nach Anzeige aller Daten sind nur die vorher sichtbaren Zellen markiert.

Nach dessen Bestätigung können Sie alle noch markierten Zellen nach Belieben formatieren und anschließend die ausgeblendeten Zellen wieder sichtbar machen.

Um alle Texte innerhalb des markierten Bereichs zu ermitteln, können Sie ebenfalls den Inhalte auswählen-Dialog nutzen. Dazu wählen Sie erst die Option Konstanten und aktivieren dann von den Kontrollkästchen nur dasjenige für Text.

Die Kontrollkästchen gelten auch für die Option 'Konstanten'.

Nur die Texte sind markiert.

Damit ist es möglich, fehlerhafte Eingaben in einer Tabelle zu finden. Mindestens so beliebt wie unauffindbar sind nämlich Daten, die mit Einheit eingegeben wurden. Nehmen Sie als Beispiel die folgende Tabelle mit ein paar formatierten Zahlen und einer einfachen Summe.

Ein paar scheinbar harmlose Beispieldaten für eine Summe.

Leider ist die Summe falsch, wie Sie gleich feststellen werden, obwohl sie korrekt den Bereich von $A$1 bis $A$5 zusammenfasst. Starten Sie mit F5 wieder den Inhalte auswählen-Dialog und lassen Sie darin Konstanten und wiederum nur Text anzeigen. Eigentlich dürfte nun keine Zelle markiert sein und Excel sollte eine "Fehler"-Meldung anzeigen:

Excel konnte keine passenden Zellen markieren.

Es sind aber doch solche Zellen vorhanden, wie die folgende Abbildung zeigt:

Die Zelle $A$3 enthält fälschlich Text.

Tatsächlich hat jemand übereifrig in Zelle $A$3 nicht nur den Wert 9 eingegeben, sondern gleich noch die Einheit mit dazu. Die Eingabe 9 kg ist jedoch insgesamt ein Text. Weil dieser automatisch linksbündig angezeigt wird, wurde die Zelle auch noch rechtsbündig formatiert, damit "wieder alles stimmt".

Obwohl solche Verschlimmbesserungen durchaus beliebt sind, würden Sie die nach Augenschein in größeren Datenmengen nicht erkennen. Lassen Sie sich mal (unangenehm) überraschen, wenn Sie Tabellen prüfen, die von mehreren Personen ausgefüllt wurden ...

Es ist mir ein Rätsel, warum Microsoft den so cleveren Inhalte auswählen-Dialog hinter einem belanglosen anderen versteckt. Vielleicht werden Sie ihn nicht oft benötigen, aber wenn doch, dann sind seine Fähigkeiten unschlagbar.