Word-Datenschutz: Word-Dateien und andere Office-Dokumente zur Diskretion bringen

Moderne Word-Dateien enthalten neben dem eigentlichen Dokumentinhalt jede Menge „Metadaten“: Das sind zum Beispiel Informationen über den Autor, den Zeitpunkt der Erstellung und letzten Änderung, verwendete Vorlagen oder Dauer der Bearbeitung. Oft zeichnen Word & Co. zudem Überarbeitungen, Kommentare und sogar die komplette Versionshistorie im Hintergrund auf! Grund genug, beim Weiterleiten vertraulicher Dokumente größte Vorsicht walten zu lassen.

Fremde Office-Dokumente zu öffnen, kann für die Empfänger gefährlich sein. Grund sind die gefürchteten Makroviren. Doch auch für Versender ist das Verbreiten von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien (und vergleichbarer Dokumentformate anderer Anbieter) nicht unbedenklich: Moderne Büroprogramme speichern im Hintergrund nämlich zahlreiche Zusatzinformationen – und verbreiten so oft viel mehr an Information, als den Versendern bewusst oder lieb ist.

Zunächst einmal: Was gar nicht erst im Office-Dokument auftaucht, muss hinterher auch nicht wieder mühsam entfernt werden. So trivial es klingen mag: In besonders sensiblen Fällen lohnt es sich, gründlich über den betrieblichen Kooperations-Workflow nachzudenken. Das gilt erst recht für Projekte mit externen Dienstleistern und Geschäftspartnern.

So kann es sinnvoll sein, erst gar keine Kommentare und/oder Änderungsvorschläge in Dokumenten zu speichern, die später an andere Personen weitergeleitet werden sollen. Dasselbe gilt für Notizen, Anmerkungen sowie „unsichtbare“ oder „ausgeblendete“ Objekte oder Bereiche aller Art, wie sie in manchen Office-Anwendungen zur Verfügung stehen.

Mithilfe des PDF-Formats, vor allem aber mit reinen Text-Dateien, können Sie allzu geschwätzigen Office-Dateien in vielen Fällen einen Maulkorb anlegen.

Die einfachste und am weitesten verbreitete Möglichkeit ist die Umwandlung von Office-Dokumenten ins PDF-Format. Viele Hintergrund-Informationen gehen bei der Umwandlung automatisch verloren. Hinzu kommt: PDF-Dateien sind von Hause aus weniger virenanfällig und werden auf anderen Computern oft originalgetreuer dargestellt als mit der Ursprungs-Software.