Seriendruck: Nur für Rundbriefe viel zu schick

Wer sagt eigentlich, dass das Dokument-Mischen nur für Serienbriefe gut ist? In diesem Kapitel zeigen wir, wie Sie Datenbankreports, Listen und Etiketten mit Hilfe von Word-Seriendokumenten erstellen.

Wenn Sie das Serienbrief-Prinzip erst einmal durchschaut und ein wenig damit experimentiert haben, werden Sie schnell Vergnügen an den wie von Geisterhand entstehenden Mix-Dokumenten bekommen. Und die lassen sich zu viel mehr Zwecken einsetzen als bloß für personalisierte Rundschreiben.

Denken Sie dabei nicht nur an den von Word vorgesehenen Etiketten- oder Umschlagsdruck: Dabei handelt es sich aus Sicht der meisten Anwender um Relikte aus der PC-Steinzeit, die längst durch Kuvert-Sichtfenster und das Hinzumischen des Adressfeldes im Serienbrief-Dokument überflüssig geworden sind.

Etiketten-Verwendung

Etiketten-Auswahl

Nützlich können die auf zig Hersteller-Produkte fertig zugeschnittenen, passgenauen Etiketten allerdings dann sein, wenn Sie über den personenbezogenen Postversand hinaus denken:

So lassen sich per Etikettendruck beispielsweise im Handumdrehen aus beliebigen Datenbeständen Inventar-Labels oder auch Sticker für ansteckbare Tagungs-Namensschilder erzeugen. Vordrucke in vielen Formen und Farben erhalten Sie im Bürozubehör-Handel.

Verzeichnisse: Listendruck leicht gemacht

Dokumenttyp Verzeichnis

Alles andere als anachronistisch ist die Nutzung des Dokumenttyps "Verzeichnis". Viel schneller und komfortabler als mit den Report-Funktionen vieler Datenbanken oder Tabellen-Kalkulationsprogramme bringen Sie mit deren Hilfe formatierte und frei gestaltete Listen aller Art zu Papier.

Das Beste: Sie müssen nichts neues lernen: Denn die Listenerstellung unterscheidet sich praktisch überhaupt nicht von der Serienbriefproduktion. In einem Verzeichnis-Dokument fehlt schlicht der Seitenumbruch nach den einzelnen Datensätzen. Im Schritt 1 des Seriendruck-Assistenten (oder nachträglich über den Button 1 der Seriendruck-Symbolleiste) wählen Sie den Dokumenttyp "Verzeichnis"

Am Beispiel eines kleinen Auszugs aus einer Datenbank mit Informationen über akademie.de-Beiträge wollen wir Ihnen zeigen, wie eine solche Liste zustande kommt. Ausgangspunkt ist folgende Tabelle mit 4 Feldern, denen Informationen

zur Überschrift,
zum Erscheinungsdatum,
einem Kurztext und
der Internet-Adresse

zu entnehmen sind:

Excel-Tabelle mit Beitrags-Metadaten

Auf Grundlage einer solchen Excel-Tabelle sowie eines leeren Haupt-Dokuments haben Sie im Handumdrehen eine Liste "zusammengeklickt" und formatiert...

Feldbezeichnungen in der Beitragsliste

...die in Verbindung mit einer Überschrift in der Kopfzeile eine ansehnliche Aufstellung ergeben:

Fertige Beitragsliste

Andere Dateiformate

Der Einfachheit halber haben wir die bisherigen Beispiele und Aufgaben auf Grundlage der weit verbreiteten Kombination

Word-Datei als Hauptdokument und
Excel-Tabelle als Datenquelle

erstellt. Erfreulicherweise ist der Word-Seriendruck jedoch extrem tolerant in Sachen Formate:

Neben proprietären Microsoft-Formaten wie Excel, Access, Works und den im nächsten Kapitel ausführlicher vorgestellten Outlook-Beständen akzeptiert Word

Lotus 1-2-3-Tabellen,
Paradox-Dateien,
dBase-Bestände,
tabellarische Webseiten,
ODBC-Datenbankverbindungen und andere Datenbankabfragen, aber auch
reine Textdateien mit unterschiedlichen Feldtrennern (wie Kommata oder Tabulatoren).

Sollten beim Zugriff auf Ihre Datenbestände Probleme auftauchen, können Sie aber auch den Umweg über Excel-Tabellen wählen: Die meisten Datenbank-Verwaltungsprogramme und Tabellenkalkulationen verfügen standardmäßig über eine Excel-Exportfunktion. Mit diesem Format sind Sie im Zweifel auf der sicheren Seite.

Die besonders häufige Word-/Outlook-Connection soll im nächsten Kapitel Schritt für Schritt erläutert werden.

Serienbriefe mit MS Word