Excel-Grundlagen: Typische Excel-Fehler vermeiden

Die Eingabe von Formeln ist ein zentraler Teil der Arbeit mit Excel, daher gibt es gerade dort viel zu beachten oder zu verbessern.

Es beginnt schon mit der Daten-Eingabe. Nach der Installation ist Excel normalerweise so eingestellt, dass der Zellzeiger nach jeder fertig eingegebenen Zelle mit Return eine Zelle tiefer wandert. Wie störend, wenn Sie diese Zelle beispielsweise anschließend noch formatieren wollen!

Schalten Sie diese Zellenhüpferei doch einfach grundsätzlich aus, nämlich im Menü Extras/Optionen/Bearbeiten mit dem Kontrollkästchen Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben.

Das Verschieben des Zellzeigers lässt sich in den Optionen ausschalten

Jetzt fehlt Ihnen etwas? Keineswegs, denn das Verhalten hat sich sogar verbessert: Geben Sie in eine Zelle etwas ein und bestätigen nun mit Return, bleibt der Zellzeiger darin. Das war ja zu erwarten.

Aber markieren Sie nun mal mehrere Zellen und bestätigen jede Eingabe mit der Return-Taste. Diesmal wandert der Zellzeiger von Zelle zu Zelle. Durch einfache Markierung stellen Sie das ursprüngliche und eigentlich deaktivierte Verhalten jederzeit lokal wieder her.

Noch viel besser: Sie können die Richtung vorgeben, in die der Zellzeiger sich bewegt:

• Markieren Sie nur in einer Spalte, wechselt der Zellzeiger nach unten.

• Eine zeilenweise Markierung bewegt ihn waagerecht.

• Wenn Sie mehrere Zeilen und Spalten markieren, ist die Bewegungsrichtung von der benutzten Taste abhängig:

  - Mit der Return-Taste wechselt der Zellzeiger spaltenweise abwärts und

  - mit der Tabulator-Taste bewegt er sich zuerst zeilenweise nach rechts.

Vor allem der dritte Fall einer Markierung mehrerer Zeilen und Spalten ist viel praktischer als der ursprüngliche Standard.

Mit der Return-Taste springt der Zellzeiger in dieser Reihenfolge durch die Markierung

Durch die Markierung geben Sie vor, welche Zellen bearbeitet werden sollen und der Zellzeiger wechselt dabei automatisch am jeweiligen Spalten- bzw. Zeilen-Ende in die nächste Zeile oder Spalte, wie das obige Bild zeigt. Das konnte das Standardverhalten sowieso nicht.

Ebenso beliebt wie mühsam ist der Versuch, Zelladressen von Formeln manuell einzutippen. Zeigen Sie doch einfach drauf! Das reduziert nicht nur die Arbeit, sondern vor allem die Fehlerquellen. Im Eingabemodus akzeptiert Excel jeden Klick auf eine Zelle als Adress-Auswahl.

Im folgenden Beispiel für ein Pizza-Rezept sollen jetzt der kg-Preis und die Menge miteinander multipliziert werden, um die tatsächlichen Kosten für die gekauften Zutaten zu ermitteln. Klicken Sie in $E$4 und geben ein Gleichheitszeichen ein, um eine Formel zu beginnen.

Nach dem Gleichheitszeichen folgt der Klick auf $C$4

Dann klicken Sie auf $C$4 mit der Menge, geben ein Sternchen als Multiplikationszeichen ein und klicken auf $D$4 mit dem kg-Preis:

Nach dem Multiplikationszeichen folgt der Klick auf $D$4

Dann müssen Sie das Ergebnis noch durch 1000 teilen, weil die Menge in Gramm und der Preis in Kilogramm rechnet:

Ergänzen Sie die Formel mit 1000 als Divisor

Sie erhalten damit folgende Formel:

Nachdem Sie die Eingabe bestätigt haben, sieht die Tabelle so aus:

Das Ergebnis der Formel

Der dauernde Wechsel zwischen Maus und Tastatur hemmt Ihren Arbeitsfluss? Dann ersetzen Sie den Mausklick einfach durch die Pfeil-Tasten, auch dabei wird ja im Eingabemodus die Zelladresse ausgewählt.