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Signaturpflicht endgültig abgeschafft: Elektronische Rechnungen sind auch ohne digitale Signatur gültig

Signaturzwang bei E-Rechnungen entfällt

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Stand: 2. August 2012 (aktualisiert)

Per E-Mail versandte oder im Internet zum Download bereitgestellte elektronische Rechnungen werden seit 2011 vom Finanzamt grundsätzlich auch dann akzeptiert, wenn sie nicht digital signiert sind. Für Verunsicherung sorgten allerdings die nebulösen Prüfauflagen des Gesetzgebers. Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums gibt endlich Entwarnung.

Immer mehr Unternehmen versenden Rechnungen als Dateianhang in E-Mails oder stellen sie in Form von PDF-Dokumenten im Internet zum Download bereit. Die Vorzüge der elektronischen Rechnungsstellung liegen für alle Beteiligten auf der Hand. Allerdings war der Vorsteuerabzug durch Geschäftsleute in der Vergangenheit offiziell nur dann zulässig, wenn das betreffende Rechnungsdokument eine "qualifizierte elektronische Signatur" enthielt oder per "elektronischem Datenaustausch" (EDI) erzeugt worden ist.

Durch die Neufassung von § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz hat die Bundesregierung dieser wirklichkeitsfremden Auflage endlich den Garaus gemacht: Der Signaturzwang wurde zum 1. Juli 2011 rückwirkend außer Kraft gesetzt:

Bild vergrößernDer neue § 14 Abs. 1 UStG: mehr Text - weniger Klarheit.Die Entschärfung der rigiden und europaweit einmaligen deutschen Bestimmungen zur elektronischen Rechnungstellung geht zurück auf die Jahr 2010 geänderte EU-Richtlinie 2006/112/EG (PDF 185 kB), die von den Mitgliedsländern bis spätestens Ende 2012 Maßnahmen unter anderem zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung verlangt.

Business only!

Die im Folgenden erläuterten Form- und Prüfvorschriften sind im Umsatzsteuergesetz verankert. Sie gelten daher grundsätzlich nur für Geschäftsleute: Wenn Sie Waren und Dienstleistungen an Privatleute ("Verbraucher") verkaufen, dürfen Sie ohne Weiteres unsignierte Rechnungen verschicken oder sogar ganz auf Rechnungen verzichten. Umgekehrt brauchen Sie sich als Verbraucher keine grauen Haare wachsen zu lassen, wenn Sie Rechnungen bekommen, denen bestimmte formale Merkmale oder einzelne Informationen fehlen.

Nebulöse Prüfpflichten

Seit der Neuregelung wird der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen von den deutschen Finanzbehörden grundsätzlich akzeptiert. Und das ist auch gut so: Wie die Kritiker der zuvor extrem hohen Signaturhürde zu Recht betont haben, können Zweifel an der Authentizität von Rechnungsdokumenten schließlich auch dann bestehen, wenn sie per Post verschickt worden sind.

Weiterhin Anspruch auf Papierrechnung

Rechnungsempfänger können auch in Zukunft auf einer Papierrechnung bestehen: Der Versand elektronischer Rechnungen ist nach wie vor vom Einverständnis des Rechnungsempfängers abhängig. Ein Anrecht auf Ausstellen einer Rechnung (und damit bei Bedarf auch einer Papierrechnung) haben laut § 14 Abs. 2 UStG generell aber nur Geschäftsleute. Privatpersonen dürfen nur bei Grundstücksgeschäften und Bauleistungen eine Rechnung verlangen.

Ganz gleich, ob es sich um Papierrechnungen oder um elektronische Rechnungen handelt: Geschäftsleute, die ihren Vorsteuerabzug nicht gefährden wollen, müssen die folgenden Merkmale einer Rechnung überprüfen:

  • die Echtheit der Herkunft der Rechnung (d. h. die Identität des Rechnungsausstellers),

  • die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (d. h. die Rechnungspflichtangaben wurden auf dem Versandweg oder beim Empfänger nicht geändert) und

  • die Lesbarkeit der Rechnung ("mit menschlichem Auge").

Auf welche Weise Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungsdokumenten geprüft und ihre Lesbarkeit sichergestellt werden, hat der Gesetzgeber offengelassen. Sicher war zunächst nur: Mit elektronisch signierten oder per elektronischem Datenaustausch (EDI) erzeugten Rechnungen sind Versender und Empfänger immer auf der sicheren Seite. Für alle anderen Fälle lautet die nebulös formulierte gesetzliche Prüfvorschrift wie folgt:

"Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."

Klarstellung durch BMF-Schreiben

So erfreulich die Neuregelung grundsätzlich ist: Was man sich unter einem "verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung" vorzustellen hat und welche konkreten Anforderungen an die innerbetrieblichen Kontrollverfahren gestellt werden, war lange Zeit unklar. Manche Experten, darunter der Deutscher Steuerberaterverband, befürchteten schon, dass der Vereinfachungseffekt durch überzogene Anforderungen der Finanzverwaltungen gleich wieder zunichtegemacht wird.

Mit Schreiben vom 2. Juli 2012 (PDF, 72 kB) hat das Bundesfinanzministerium endlich Entwarnung gegeben: Das innerbetriebliche Kontrollverfahren soll demnach lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sicherstellen. Vorgaben über technische Prüfverfahren werden nicht gemacht. Es gibt auch keine gesonderte Dokumentationspflicht:

"Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind."

Den vom Gesetzgeber geforderten "verlässlichen Prüfpfad" erfüllt ein "innerbetriebliches Kontrollverfahren" demnach bereits dann, wenn ein Unternehmen seine Eingangsrechnungen mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen manuell abgleicht. Genannt werden im BMF-Schreiben:

  • Kopie der Bestellung,

  • Auftrag,

  • Kaufvertrag,

  • Lieferschein,

  • Überweisungs- oder Zahlungsbeleg.

Mit anderen Worten: Die Finanzbehörden verlangen vom Rechnungsempfänger bei der Kontrolle elektronischer Rechnungen wie bei allen anderen Rechnungsdokumenten lediglich eine sorgfältige Plausibilitätsprüfung - letztlich die Antwort auf die Frage: Wird mir hier von meinem Geschäftspartner auch genau das und zu den Konditionen in Rechnung gestellt, was ich bestellt und tatsächlich erhalten habe. Mit anderen Worten: Mit einem kritischen Blick auf die Rechnung ist getan. Und der empfiehlt sich ja bereits aus eigenem Interesse.

Elektronische Rechnungen archivieren!

Allerdings genügt es nicht, elektronisch übermittelte Rechnungen einfach auszudrucken, zu bezahlen und abzuheften. Bei einer eventuellen Betriebsprüfung müssen Sie auf Wunsch des Prüfers auch die elektronische Version der Rechnung vorweisen können.

Mit anderen Worten: Wenn Sie elektronische Rechnungen akzeptieren, sind Sie verpflichtet, sie auch elektronisch zu archivieren. Weitere Informationen zur Archivierung elektronischer Geschäftsdokumente finden Sie im Beitrag "GDPdU und digitale Steuerprüfung".

Fazit

Die Abschaffung des Signatur-Damoklesschwerts wurde höchste Zeit: Zwar haben große Teile der Wirtschaft die Plicht zur elektronischen Signatur jahrelang einfach ignoriert. Besonders bei Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden hat die Vorschrift aber für unverhältnismäßig viel Unsicherheit gesorgt - nicht nur in Bezug auf den gefährdeten Vorsteuerabzug.

Außerdem haben viele Geschäftsleute bislang sicherheitshalber auf die Kosten- und Zeitvorteile des elektronischen Rechnungsversands verzichtet - sei es, um den Signaturaufwand zu vermeiden, sei es, um Auseinandersetzungen mit Kunden über unsignierte Rechnungen aus dem Weg zu gehen.

Elektronische Rechnungen werden in Zukunft zum Regelfall werden. Dass die Rechnungsangaben einer kritischen Prüfung unterzogen und mit den dazugehörigen Auftrags- und Lieferdaten abgeglichen werden, versteht sich ja schon aus innerbetrieblichem Eigeninteresse von selbst.

Bei größeren Ausgaben empfiehlt sich eine gründlichere Prüfung: Falls Ihnen Zweifel an der Plausibilität und Glaubwürdigkeit einer elektronischen Rechnung kommen, lassen Sie sich im Einzelfall sicherheitshalber ein konventionelles Rechnungsdokument schicken. Damit räumen Sie dann zumindest alle Zweifel an Manipulationen auf dem elektronischen Übermittlungsweg aus.

Zum Weiterlesen: Korrekte Rechnungen

Welche Pflichtangaben gehören auf Rechnungen und wie sieht eine formell korrekte Rechnungen aus? Alles Wissenswerte dazu auf unserer Themenseite: Korrekte Rechnungen schreiben.

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Ihre Wertung:

 

EDI-Vereinbarung

Guten Tag!

Ich habe verstanden, dass allein das EDI-Verfahren in Verbindung mit innerbetrieblichen Kontrollverfahren die Echtheit und Unversehrtheit der Daten gewährleistet.
Wird eine schriftliche EDI-Vereinbarung, die man mit seinem Lieferanten schließt, damit überflüssig?
Anders gefragt: sind diese EDI-Vereinbarungen Pflicht?

Freundlichen Grüße

Karsten

Antwort: EDI-Vereinbarung

Hallo Karsten,
da haben Sie etwas falsch verstanden: Weder elektronische Signatur noch EDI sind Pflicht. Vielmehr gilt:

------------ Zitat ----------------
"Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."
----------Zitat-Ende --------------

Mehr dazu weiter oben im Text.

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Guten Morgen, vielen Dank für

Guten Morgen,

vielen Dank für die Antwort.
Ich gebe zu, ich habe mich nicht klar ausgedrückt. Mir geht es um die Frage, ob eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem Lieferanten und dem Rechnungsempfänger erforderlich ist, wenn man Rechnungen über EDI austauschen möchte.
Im § 14 (3) Nr.2 UStG ist ja von einer solchen Vereinbarung die Rede, für mich ist aber nicht ersichtlich, ob diese Pflicht ist, oder ob ein Unternehmen auch ohne diese Vereinbarung EDI praktizieren kann.

Viele Grüße

K.

Antwort: EDI-Pflicht?

Hallo K.,
so richtig verstanden habe ich Ihr Anliegen leider immer noch nicht - ich versuch's trotzdem mal. :-) Der von Ihnen angesprochene § 14 Abs. 3
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
... beginnt folgendermaßen:
------------ Zitat ----------------
(3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch [...]
----------Zitat-Ende --------------
Anschließend wird unter Nr. 2 die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs (EDI) aufgezählt.

Das bedeutet aus meiner Sicht:
1. Der Elektronische Datenaustauschs (EDI) erfüllt die Vorschriften des UStG in Bezug auf elektronische Rechnungen (und zwar auf bewährte und besonders sichere Weise).
2. Weil es aber auch andere "zulässige Verfahren" gibt, ist kein Unternehmen gesetzlich zum EDI verpflichtet.
3. Eine explizite schriftliche Vereinbarung zwischen zwei Unternehmen verlangt das Gesetz auch nicht.
4. Kein Unternehmen kann von einem anderen mit Verweis auf § 14 Abbs. 3 Nr. 2 UStG dazu verpflichtet werden, EDI einzusetzen: Ein Unternehmen allein kann EDI nicht praktizieren.

Soweit mein Verständnis der UStG in dieser Frage. Die Details Ihres Einzelfalls besprechen Sie im Zweifel am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Archivierung elektronischer Rechnungen

Hallo,

ich habe dieses Jahr ein Einzelunternehmen gegründet, meine Rechnungen versende ich an meine Auftraggeber per E-Mail.
Rechnungen von Versicherungen an mich gerichtet habe ich in Papierform vorliegen, manch andere auch nur elektronisch.

Ist es zulässig, sämtliche gedruckten Rechnungen die ich erhalten habe in Papierform zu archivieren und sämtliche elektronische Rechnungen die ich ausgestellt und erhalten habe nur als Dateien in zwei Ornern auf meinem PC zu speichern (mit zusätzlichem Backup)?

Oder muss ich meine elektronisch versandten Rechnungen zusätzlich in Papierform ablegen?
Gibt es Vorschriften zur richtigen elektronischen Archivierung? Oder reicht es aus, wenn ich die Dateien in angemessener Zeit dem Stuerprüfer auf meinem PC zu Einsicht zeigen kann?

Antwort: Archivierung elektronischer Rechnungen

Guten Tag,
ich bin kein Steuerberater - daher nur ganz allgemein:

1.
Ihre Lösung klingt plausibel und - zumindest in Kleinbetrieben - so zu praktizieren.

2.
Grundsätzlich genügt es, aufbewahrungspflichtige Dokumente in dem Format zu abzulegen, in dem sie eingetroffen oder erstellt bzw. verschickt wurden. Originär elektronische Dokumente müssen also nicht zusätzlich ausgedruckt werden.

Die dazugehörige Vorschrift lautet "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)
https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=GoBD
O-Ton Bundesfinanzministerium:
http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben...

3.
Dort heißt es zum Beispiel in Bezug auf elektronisch erzeugte und elektronisch oder auf Papier versandte Dokumente:
------------ Zitat ----------------
Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen [§ 14b UStG], elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige
elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt (Hinweis auf Rzn. 119, 120).
----------Zitat-Ende --------------

4.
In Bezug auf Eingangsrechnungen und ähnliche Dokumente heißt es:
------------ Zitat ----------------
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden
----------Zitat-Ende --------------

Die genauen Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie wenden sich direkt ans Finanzamt.

Viele Grüße
Robert Chromow

Vielen Dank für die schnelle

Vielen Dank für die schnelle Information inkl. Links/Zitate!

Versender der Email

Hallo,

Ich befasse mich mit der Umsetzung der elektronischen Ausgangsrechnungen in meinem Betrieb und hätte da noch ein, zwei Fragen.
1. Wer darf als Versender in der Email stehen? Müssen die Rechnungen von einer Adresse geschickt werden oder können sie von mehreren Adressen geschickt werden? Und wie sieht die rechtliche Lage dazu aus?

2. Wenn Kunden weiterhin auf Papierrechnungen bestehen, würde ich gerne eine zusätzliche Gebühr verlangen. Wie hoch kann ich den Betrag ansetzen und wie wird dieser Betrag versteuert?

Antwort: Versender der Email

Guten Tag,
eine Einzelfallberatung ist an dieser Stelle nicht möglich. Daher nur ganz allgemein:

zu 1:
Weder das Umsatzsteuergesetz noch das BMF-Schreiben zur "Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung" enthalten Vorschriften über die konkrete(n) E-Mailadresse(n) des Rechnungsausstellers. Insofern haben Sie aus meiner Sicht freie Wahl bei der Absenderadresse. Aus Plausibilitätsgründen würde ich aber auf jeden Fall eine E-Mailadresse meiner Unternehmensdomain nutzen (z. B. "rechnung@mustermann-online.de").

zu 2.
Wie so oft: Es kommt darauf an:
a) Ihre _Geschäfts_kunden haben gemäß § 14 Abs. 2 UStG
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
... _Anspruch_ auf eine konventionelle Papier(!)rechnung. Die elektronische Rechnungstellung ist nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Wenn ein Geschäftskunde mit der elektronischen Rechnungstellung nicht einverstanden ist, müssen Sie ihm eine Pappierrechung schicken und dürfen dafür aus meiner Sicht keine Gebühr erheben.
b) Privatkunden haben keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung. Insofern spricht bei Geschäften mit Verbrauchen m. W. nichts dagegen, standardmäßig elektronische Rechnungen zu verschicken. Besteht ein Kunde auf einer Papierrechnung, wäre eine maßvolle Gebühr vertretbar (Größenordnung: 1,50 Euro für Porto, Papier, Kuvert, Verbrauchsmaterial).
Bitte beachten Sie: Obwohl es im BGB keine gesetzliche Grundlage für _Rechnungen_ an Privatleute gibt, hat der Bundesgerichtshof in der Vergangenheit schon wiederholt zugunsten von Verbrauchern entschieden - zuletzt zum Beispiel im vergangenen Jahr, als die AGB-Klausel eines Mobilfunkanbieters über kostenpflichtige Papierrechnungen für ungültig erklärt wurde:
http://juris.bundesgerichtshof.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Ger...
Das Gericht hat dabei m. W. jedoch offen gelassen, ob kostenpflichtige Papierrechnungen bei ausschließlich über das Internet angebotenen Lieferungen oder Leistungen nicht doch zulässig sind.

Die Details Ihres Einzelfalls besprechen Sie daher am besten mit einem Steuerberater oder Sie fragen direkt beim Finanzamt nach.

Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Archivieren

Hallo,
ich komme aus Polen und ich habe eine Frage zur Archivierung der elekronischen Rechnungen in Polen. Wie wird das geregelt? Was soll man tun und was darf man nicht?
Ich wäre dankbar für Ihre Mithilfe!

Beste Grüße
Aneta

Antwort: Archivieren

Hallo Aneta,
vielen Dank für Ihre vertrauensvolle Anfrage: Welche gesetzlichen Bestimmungen in Polen über die Archivierung elektronischer Rechnungen gelten, kann ich Ihnen leider nicht sagen. Am besten wenden Sie sich an Auskunftstellen oder Berater vor Ort - oder Sie fragen in vergleichbaren polnischen Internetforen nach.

Alles Gute und herzliche Grüße
Robert Chromow

Archivieren

Hallo,

vielen Dank für Ihre Antwort. Vielleicht habe ich das nicht so genau präzisiert, jedoch ging es mir um Archivieren der Rechnungen in Polen, die in Deutschland ausgestellt wurden. Ich arbeite in Shared Services Center in Polen und wir buchen die Rechnungen der deutechen Lieferanten. Jetzt erscheint die Frage des richtigen Archivieren solcher Rechnungen, können Sie das bitte prüfen, wie das richtig und rechtgemäss vorgenommen werden soll?

Danke im Voraus!
Herzliche Grüße
Aneta

Antwort: Archivieren

Hallo Aneta,
vielen Dank für Ihre Erläuterung: In dem Fall gelten für die Archivierung in Polen grundsätzlich dieselben Vorschriften wie in Deutschland. Als "Shared Services Center", das grenzüberschreitende B2B-Archivierungsdienstleistungen erbringt, sollten Sie (bzw. Ihre Auftraggeber) die genauen Details der Vorschriften unbedingt kennen - oder sich möglichst bald bei einem spezialisierten Steuerberater Expertenrat einholen!

Das gilt sowohl in Ihrem eigenen Interesse als auch in dem Ihrer Kunden. Wenn ich § 146 Abgabenordnung
http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html
... richtig interpretiere, brauchen buchführungspflichtige Unternehmen _vor_ der Verlagerung ihrer elektronischen Buchführung ins Ausland z. B. eine Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde!

Alles Gute und herzliche Grüße
Robert Chromow

Archivieren

Guten Morgen Robert,

zuerst möchte ich mich für Ihre Mithilfe herzlich bedanken. Die elektronische Buchführung unserer Firma ist natürlich mit Bewilligung der Finanzbehörde verlagert worden. Jetzt möchten wir damit einverstanden sein, daß die Lieferanten u.a. aus Deutschland die elektronischen Rechnungen statt des traditionellen Versandes zu uns schicken. Jedoch wissen wir nicht, ob irgendwelche andere Regeln des Archivierens dieser E-Rechnungen für uns - polnische Buchhaltung gelten, als für die Buchhaltung in Deutschland.

Vielen Dank für Ihre Geduld:)
Beste Grüße
Aneta

Antwort: Archivieren

Guten Morgen, Aneta,
und vielen Dank für die geduldigen Erläuterungen. Die allgemeinen Informationen des deutschen Steuerrechts für die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen, Aufzeichnungen und anderen Buchführungsunterlagen im Ausland finden Sie in
§ 14b Abs. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG)
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
------------ Zitat ----------------
(2) Der im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer hat alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufzubewahren. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet, in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahren. Der Unternehmer hat dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitzuteilen, wenn er die Rechnungen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufbewahrt. Der nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer hat den Aufbewahrungsort der nach Absatz 1 aufzubewahrenden Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet, in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland zu bestimmen. In diesem Fall ist er verpflichtet, dem Finanzamt auf dessen Verlangen alle aufzubewahrenden Rechnungen und Daten oder die an deren Stelle tretenden Bild- und Datenträger unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht oder nicht rechtzeitig nach, kann das Finanzamt verlangen, dass er die Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufbewahrt.
----------Zitat-Ende --------------
... und in
§ 146 Abs. 2a Abgabenordnung (AO)
http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html

------------ Zitat ----------------
(2a) Abweichend von Absatz 2 Satz 1 kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzung ist, dass
1.
der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
2.
der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
3.
der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und
4.
die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Werden der Finanzbehörde Umstände bekannt, die zu einer Beeinträchtigung der Besteuerung führen, hat sie die Bewilligung zu widerrufen und die unverzügliche Rückverlagerung der elektronischen Bücher und sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen in den Geltungsbereich dieses Gesetzes zu verlangen. Eine Änderung der unter Satz 2 Nummer 1 benannten Umstände ist der zuständigen Finanzbehörde unverzüglich mitzuteilen.
----------Zitat-Ende --------------

Allerdings empfehle ich Ihnen als "polnischer Buchhaltung" _dringend_, steuerrechtliche Unterstützung eines Steuerberater in Anspruch zu nehmen. Am besten eines Experten, der oder die sich mit den Vorschriften für Archivierungen im Ausland genau auskennt und Erfahrung mit der Prüfpraxis der Finanzbehörden in solchen Fällen hat. Das kostet zwar Geld - sich auf allgemein gehaltene Auskünfte aus Internetforen und Kommentarspalten zu verlassen, kommt Sie hinterher aber bestimmt teurer zu stehen!
Viele Grüße
Robert Chromow

Archivieren

Hallo Robert,

vielen Dank für die ausführlichen Informationen. Wir lassen uns durch einen Steuerberater auch in diesem Thema unterstützen, jedoch hätte ich an Sie noch eine, schon letzte Frage. Sie kennen sich in diesem Thema hervorragend aus. Was sollen wir mit den Papierrechnungen tun, die wir nach Polen von den Lieferanten u.a. aus Deutschland per Post bekommen? Sollen diese Dokumente in Papierform in Polen oder in Deutschland, wo unsere Verwaltung ist, aufbewahrt werden? Wir sind nur ein Dienstleister für die Firma und buchen die erhaltenen Rechnungen ein.
Nochmals schönen Dank für Ihre Mithilfe und beste Grüße
Aneta

Antwort: Archivieren

Hallo Aneta,
danke für die nette Rückmeldung - aber das ist definitiv zu viel der Ehre. :-) Wie gesagt: Der Steuerberater ist definitiv die bessere Adresse.
Meine Meinung zu Ihrer Frage will ich Ihnen trotzdem nicht vorenthalten. Wenn ich §14b Abs. 2 UStG
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
------------ Zitat ----------------
(2) Der im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer hat alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete aufzubewahren.
----------Zitat-Ende --------------
... in Verbindung mit § 1 Abs. 3 UStG
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__1.html
... richtig interpretiere, müssen an deutsche Unternehmen gerichtete Papierrechnungen grundsätzlich "im Inland" (= Deutschland, deutschen Freihäfen etc.) aufbewahrt werden. Eine dauerhafte Aufbewahrung in Polen widerspräche demnach den Aufbewahrungspflichten. Aber wie gesagt: Das ist nur meine ganz persönliche und völlig unmaßgebliche Meinung.
Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Ihr Steuerberater anderer Ansicht ist. :-)

Viele Grüße
Robert Chromow

Archivieren

Guten Morgen Robert,

zuerst möchte ich mich für Ihre Mithilfe herzlich bedanken. Die elektronische Buchführung unserer Firma ist natürlich mit Bewilligung der Finanzbehörde verlagert worden. Jetzt möchten wir damit einverstanden sein, daß die Lieferanten u.a. aus Deutschland die elektronischen Rechnungen statt des traditionellen Versandes zu uns schicken. Jedoch wissen wir nicht, ob irgendwelche andere Regeln des Archivierens dieser E-Rechnungen für uns - polnische Buchhaltung gelten, als für die Buchhaltung in Deutschland.

Vielen Dank für Ihre Geduld:)
Beste Grüße
Aneta

Archivierung der Rechnungen aus Versendersicht

Guten Morgen,

unsere Firma spiet mit dem Gedanken komplett auf eRechnungen umzustellen, bei uns ist aber eine Frage aufgetaucht die uns so niemand beantworten konnte.
Wenn unser Unternehmen eine eRechnung versendet, muss unser Kunde somit die Rechnung 10 Jahre aufbewahren. Soweit alles klar.
Aber müssen wir als Versender die eRechnung ebenfalls archivieren bzw. muss dies nachgewiesen werden, sobald wir eine versenden?

MfG
Tina Harthan

Antwort: Archivierung der Rechnungen...

Guten Morgen, Frau Harthan,
die Antwort auf Ihre Frage findet sich in Paragraf 14b UStG:
"Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren."
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
Alle weiteren Details des elektronischen Rechnungsversands und der anschließenden Archivierung besprechen Sie am besten mit einem Steuerberater.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Archivierung der Rechnungen im Kundencenter des Lieferanten

Hallo Herr Chromow,

wenn ein Lieferant wie die Telekom AG oder Schlund Technologies die an uns gestellten Rechnungen in unserem Account bei ihnen im Menüpunkt Kundencenter samt Signatur hinterlegt und diese Rechnungen dort jederzeit abgerufen und ausgedruckt werden können, wären wir dann von der Pflicht der Archivierung bei uns entbunden? Die Rechnung ist dann ja nachweislich so beim Lieferanten abzurufen?

Danke für Ihre Antwort

Edith Gagel - Lindenbaum GmbH

Antwort: Archivierung der Rechnungen im Kundencenter des Liefera

Sehr geehrte Frau Gagel,
vielen Dank für Ihre vertrauensvolle Anfrage. Die entfallene Signaturpflicht hat mit der Archivierungspflicht nichts zu tun. Ob und wenn ja, welche elektronischen Archivierungspflichten Ihr Unternehmen erfüllen muss und ob Provider-seitige Archive den Anforderungen der Finanzverwaltung, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Nummerierung von Akonto- und Schlussrechnungen

Guten Abend Herr Chromow!
wir sind ein mittelst. Bauunternehmen und erstellen Akonto- und Schussrechnungen. Wir führen Arbeiten auf mehreren Baustellen aus. Dürfen die Schlussrechnungen die gleiche Nummerierung wie vorherige Akonto-Rechnungen haben?
Z. B. Akonto 220-1Ak,
220-2Ak
...
220-10AK
SR 220?
Bitte um rechtskräftige Antwort und
verbleibe mit freundlichen Grüßen
Aleksandra Dziuk

Antwort: Nummerierung von Akonto- und Schlussrechnungen

Guten Abend, Frau Dziuk,
eine "rechtskräftige Antwort" kann ich Ihnen leider nicht bieten. Die bekommen Sie bei Ihrem Steuerberater, den Sie als mittelständisches Bauunternehmen ganz gewiss haben. Wenn nicht, empfehle ich Ihnen, direkt bei Ihrem Finanzamt nachzufragen. Sonst erleben Sie bei einer späteren Steuerprüfung womöglich böse Überraschungen - nicht nur in Bezug auf Rechnungsnummern.

Davon abgesehen: Ich selbst würde schon aus eigenem Interesse unterschiedliche Rechnungsnummern für Abschlags- und Schlussrechnungen verwenden. (Das ist aber nur meine ganz private, völlig unmaßgebliche und ganz und gar nicht rechtskräftige Einschätzung. ;-))

Freundliche Grüße
Robert Chromow

Ausdruck von E-Rechnungen in PDF

Grüß Gott,

ich bin seit einiger Zeit auf der Suche nach einer Antwort auf folgende Frage.

Wir erhalten vermehrt Rechnungen von Lieferanten in PDF.
Da wir als KMU bis dato kein DMS System im Einsatz haben ist es uns nicht möglich die E-Rechnung elektronisch weiter zu verarbeiten.
Allerdings werden Papierrechnungen von unserer Buchhaltungssoftware nach internen Freigabeverfahren elektronisch archiviert.
Jetzt ist die Frage, ist es zulässig die E-Rechnung in PDF auszudrucken und nach schriftlicher Freigabe der entsprechenden Abteilungen die ausgedruckte Rechnung elektronisch zu archivieren?
Die E-Rechnung in PDF kann mit der Buchhaltundssoftware nicht erfasst werden und wäre in diesem Fall z. B. im Outlook gespeichert.

Es gab dazu eine ähnliche Frage allerdings wurde für uns nicht eindeutig geklärt was unter .....elektronisch archiviert ...... gemeint ist. Bezieht sich die E-Archivierung auf den Ausdruck oder die Eingangs PDF.

Nachfolgend die Frage mit Antwort.

Für Ihre Rückantwort vielen Dank im Voraus

Verfasst von Gast am 6. August 2012 - 10:57.

Frage:
Entspricht es nun den Bestimmungen, wenn wir als Unternehmen eine Rechnung per E-Mail erhalten, diese als Teil des internen Prüfpfads ausdrucken und diesen Ausdruck als Beleg verwenden?

Gruss, KP Schmidt

Antwort:
Verfasst von Robert Chromow am 6. August 2012 - 13:15.

Ja, Herr Schmidt,
das genügt grundsätzlich - vorausgesetzt, Sie archivieren die Rechnung darüber hinaus in elektronischer Form.
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Antwort: Ausdruck von E-Rechnungen in PDF

Hallo Herr Schmidt,
vielen Dank für Ihre Anfrage. Leider ist eine Einzelfallberatung an dieser Stelle weder möglich noch zulässig. Daher nur ganz allgemein:

Soweit es um die Anerkennung der Vorsteuerabzugsberechtigung aus elektronischen Rechnungen geht, genügt ein nicht näher bezeichnetes "innerbetriebliches Kontrollverfahren", dessen Ausgestaltung Ihnen selbst überlassen ist. Wenn ich Sie recht verstehe ...
* drucken Sie die per E-Mail im PDF-Format eingegangene Rechnung aus,
* scannen diesen Ausdruck (inklusive einer internen handschriftlichen Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit) zwecks elektronischer Archivierung,
* heften die ausgedruckte Rechnung in Papierform ab und
* archivieren obendrein Ihre Outlook-"Datendatei".

Aus meiner Sicht sollten damit die Anforderungen an ein innerbetriebliches Kontrollverfahren in Bezug auf die Vorsteuerabzugsberechtigung erfüllt sein.

Da Sie bereits beträchtlichen Aufwand betreiben, würde ich an Ihrer Stelle zusammen mit Ihrem Steuerberater prüfen, wie darüberhinaus sichergestellt werden kann, dass Ihre E-Mails (und die darin enthaltenen Rechnungen) bei einer Betriebsprüfung auf jeden Fall wieder lesbar gemacht werden können.

Eine Software-unabhängige Langzeitarchivierung von E-Mails sorgt zugleich automatisch dafür, dass die "Echtheit der Herkunft" und die "Unversehrtheit des Inhalts" einzelner E-Mails und deren Dateianhänge gewährleistet sind. Outlook-Datendateien sind hingegen nicht "revisionssicher".
Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuer- und IT-Berater.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Rechnung ohne Signatur per e-mail lerhalten

Achtung:
Wenn Sie eine elektronische Rechnung ohne Signatur per e-mail erhalten kann es sein, dass die Anforderung der Echtheit und Unversehrtheit des Dokumentes bereits nicht mehr erfüllt ist.
Das Dokument könnte bereits von einem unberechtigten Dritten verändert worden sein (bereits öfters vorgekommen z.B.: Kontonummer geändert).
Diesen Fall können Sie nur mit der Signatur des Dokumentes ausschließen.

Außerdem ist für jeden Rechnungsersteller zu bedenken, dass der Verzicht auf eine Signatur seinen Kunden zu einem neuen aufwändigen Prüfverfahren zwingt und er sein bewährtes Signaturprüfverfahren nicht mehr verwenden kann.

Ihre Kunden werden nicht gerade begeistert darüber sein, wenn Sie auf Signaturen verzichten, bevor jeder Ihrer Kunden ein entsprechendes neues Prüfverfahren in seinem Unternehmen implementiert hat.

Wir empfehlen auf jeden Fall Ihren Kunden zuliebe das bewährte Signaturverfahren beizubehalten.

Karl Weintögl
GF it20one Gmbh
www.it20one.com

Antwort: Rechnung ohne Signatur per e-mail lerhalten

Guten Tag, Herr Weintögl,
im Fall eines bereits existierenden und bewährten Signaturverfahrens sind Ihre Argumente zweifellos eine Überlegung wert. Daher auch die Empfehlung, die Situation in aller Ruhe mit einem Experten zu besprechen.
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

Signaturserver

Guten Tag,

heißt das nun für uns, dass wir unseren Signaturserver ausschalten können?
Das wäre ja eine große Erleichterung

Vielen Dank und Grüße

K.Müller

Antwort: Signaturserver

Hallo Herr / Frau Müller,
grundsätzlich ist ein Signaturserver angesichts der geänderten Rechtslage entbehrlich. Bevor Sie Ihr bewährtes Verfahren einstellen, sprechen Sie am besten aber noch einmal mit Ihrem Steuerberater: Vielleicht gibt es in Ihrem Fall ja noch andere Argumente für den Weiterbetrieb.
Mit freundlichen Grüßen
Robert Chromow

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