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Schenk- und Feier-Formalitäten: Merkliste für Unternehmer und Selbstständige

Schnelle Infos zum Steuer- und Arbeitsrecht an Weihnachten und zum Jahresende

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Stand: 23. November 2017
Schenken, Feiern und Urlaub: Weihnachten aus arbeitsrechtlicher und steuerlicher Sicht

Alle Jahre wieder … stellt man sich als Unternehmer die gleichen Fragen: Wie hoch ist der Steuerfreibetrag für Geschenke an Geschäftsfreunde? Wie viel darf man den Angestellten schenken, ohne dass Lohnsteuer anfällt? Wie steht es um die Ausgaben für die Betriebsweihnachtsfeier? Was ist mit einer Spende?

Die wichtigsten Informationen haben wir hier zusammengestellt.

Weihnachtsbonus?

Natürlich können Sie Ihren Leuten freiwillig ein Weihnachtsgeld oder einen Jahresbonus bezahlen. Das gilt jedoch in jedem Fall als Zusatzlohn, deshalb müssen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden (anders als bei Sachgeschenken).

Spätestens im dritten Jahr der Wiederholung droht die betriebliche Übung – dann haben die Arbeitnehmer einen Anspruch darauf. Das gilt auch, wenn die Sonderzahlung von Jahr zu Jahr schwankt. Mehr dazu steht im Beitrag „Betriebliche Übung: Kostenfalle für Arbeitgeber“.

Wenn nicht alle Arbeitnehmer zu Weihnachten ein Extra bekommen, sondern nur manche, dann sollte der Arbeitgeber die Auswahl sachlich begründen können (z. B. „nur, wer die Probezeit überstanden hat“ oder „nur das Servicepersonal“). Sonst könnte das ein Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz sein. Und auf keinen Fall sollte man missliebige Mitarbeiter sanktionieren, indem man ihnen das freiwillige Weihnachtsgeld vorenthält, etwa nach dem Motto „Wer der Änderungskündigung nicht zustimmt, kriegt nichts.“ (BAG 05.08.2009, 10 AZR 666/08).

Geschenke an Kunden und Geschäftspartner

Wenn das Unternehmen Kunden und Geschäftspartner beschenkt (also Personen, die keine Arbeitnehmer sind), dann gibt es zwei Besonderheiten:

  • Das Finanzamt sieht solche Geschenke als Einkommen des Beschenkten, entweder er oder das schenkende Unternehmen muss deshalb Steuern bezahlen.

  • Außerdem darf das schenkende Unternehmen die Geschenkkosten im Prinzip nur dann als Betriebsausgabe buchen, wenn die Kosten nicht über 35 Euro liegen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG).

Bei kleinen Geschenken im Wert von maximal 10 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) ist die Sache noch einfach: Solche sogenannten Streuartikel sind steuerfrei. Ist das Geschenk mehr wert, wird es komplizierter. Dann muss der Kunden oder Geschäftspartner darauf Lohn- bzw. Einkommensteuer zahlen – aus Sicht des Finanzamts erhöht es dessen Einkommen.

Zum Glück kann auch das schenkende Unternehmen diese Steuer des Empfängers übernehmen: als pauschalierte Einkommensteuer bei Sachzuwendungen (§ 37b EStG), zum pauschalen Steuersatz von 30 Prozent auf den Wert des Geschenks (einschließlich Umsatzsteuer). Das geht nach dem Prinzip „ganz oder gar nicht“: Wenn das Unternehmen diese Pauschalsteuer wählt, gilt das für alle seine Geschenke. Immerhin darf es die übernommene Pauschalsteuer als Betriebsausgabe absetzen.

Apropos Betriebsausgabe: Hier wartet die nächste Hürde. Das schenkende Unternehmen kann die Kosten des Geschenks nur dann als Betriebsausgabe absetzen, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten pro beschenkter Person und Jahr höchstens 35 Euro erreichen (für Kleinunternehmer gilt das brutto, sonst netto). Diese Zahl ist eine Freigrenze: Kommt mehr zusammen, ist die gesamte Ausgabe nicht mehr abzugsfähig.

Ausnahmen

Eine Sonderregelung gilt für Geschenke, die der Beschenkte ausschließlich geschäftlich nutzen kann – etwa spezielle Geräte oder Werkzeug ohne Anwendungsmöglichkeit im privaten Rahmen. Dann gilt die Freigrenze von 35 Euro nicht.

Eine weitere Ausnahme sind Geschenke an Geschäftspartner mit Sitz im Ausland: Wenn sie in Deutschland nicht steuerpflichtig sind, gilt das auch für ihre Geschenke, deshalb muss keine Pauschalsteuer von 30 Prozent bezahlt werden.

Geschenke gesondert buchen

Geschenke müssen gesondert verbucht werden und dürfen nicht mit anderen Betriebsausgaben gemeinsam kontiert werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Ob es sich bei den Beschenkten um Privatkunden, Unternehmenskunden oder andere Geschäftspartner handelt, ist grundsätzlich egal. Aus den Unterlagen sollte sich jedoch nachvollziehen lassen, wer beschenkt wurde und worin die Verbindung zum eigenen Unternehmen besteht.

Geschenke an Mitarbeiter

Wenn das Unternehmen den eigenen Mitarbeitern aus einem bestimmten Anlass (z. B. Geburtstag, Betriebsjubiläum, Hochzeit) sogenannte Gelegenheitsgeschenke macht, dann fallen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge an, solange der Wert maximal 60 Euro netto beträgt. Wird diese Freigrenze überschritten, ist das Geschenk in vollem Wert lohnsteuerpflichtig.

Dummerweise gilt im Steuerecht Weihnachten nicht als solcher Anlass. Als Alternative gibt es die Möglichkeit, dem Mitarbeiter anlassfrei pro Monat bis zu 44 Euro als steuerfreien Sachbezug zukommen zu lassen, zum Beispiel einen Gutschein. Das kann dann auch im Dezember sein. Es gibt dabei aber drei wichtige Dinge zu beachten:

  • Sachbezug bedeutet: kein Geld. Auch ein Gutschein geht nur dann sicher durch, wenn er nicht auszahlbar ist und selbst Restbeträge nicht als Bargeld zurückerstattet werden.

    Die 44-Euro-Grenze ist ebenfalls eine Freigrenze: Liegt der Wert des Geschenks darüber, muss die gesamte Summe versteuert werden.

  • Da der Wert aus Sicht des Beschenkten maßgeblich ist, gilt die 44-Euro-Grenze inklusive Umsatzsteuer. Die müsste der Mitarbeiter ja auch bezahlen, wenn er sich das Geschenk selbst kauft.

Betriebsfeiern

Die Belegschaft feiert, der Arbeitgeber bezahlt: Damit ist der Feierspaß für das Finanzamt ein geldwerter Vorteil, auf den Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben anfallen.

Wenigstens gibt es einen Freibetrag: 110 Euro pro Person darf das Unternehmen lohnsteuerfrei aufwenden, und zwar bei maximal zwei Betriebsfeiern jährlich. Die Einzelheiten stehen im BMF-Schreiben „Lohn- und umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen“.

Voraussetzung: Es handelt sich um eine Feier für Betriebsangehörige (nicht etwa primär für Kunden oder nur für eine kleine, handverlesene Schar von Lieblingen des Chefs). Frühere Mitarbeiter sind okay, und auch Familienangehörige dürfen die Mitarbeiter mitbringen. Für die Angehörigen gilt der 110-Euro-Freibetrag jedoch nicht extra; sie zählen quasi bei dem mit, der sie mitbringt: Auf den Arbeitnehmer und seine Frau dürfen zusammen nur 110 Euro entfallen.

Das macht die Sache schnell kompliziert: Was über den Freibetrag hinausgeht, muss wie erwähnt versteuert werden. Dafür lässt sich ein pauschaler Lohnsteuersatz von 25 Prozent ansetzen (§ 40 EStG). Aber selbst das wird die Arbeitnehmer wenig freuen. Sie zahlen die Zeche dann ja zum Teil selbst.

Unter die 110-Euro-Grenze fallen grundsätzlich alle Kosten der Feier: Catering, Saalmiete, der studentische Weihnachtsmann und dessen Lebkuchen-Präsenttüten, jeweils einschließlich Umsatzsteuer. So üppig wie auf den ersten Blick ist die Feier-Freigrenze also gar nicht.

Abgrenzung Betriebsfeier/Bewirtung

Wenn Sie einen alten Geschäftspartner zum Essen einladen, um das Jahr Revue passieren zu lassen, dann ist das keine Betriebsfeier, sondern eine Bewirtung. Für die gelten eigene Regeln.

Wann muss man Arbeitnehmern freigeben?

Der erste und zweite Weihnachtstag sowie Neujahr sind gesetzliche Feiertage. An diesen Tagen darf nicht gearbeitet werden. Ausnahmen gelten nur für Betriebe mit Schichtarbeit, für bestimmte Branchen und Berufsgruppen, außerdem in besonderen Fällen mit Genehmigung einer Aufsichtsbehörde wie dem Landesamt für Arbeitsschutz (§ 9 und § 10 ArbZG).

Heiligabend und Silvester sind dagegen keine gesetzlichen Feiertage. Deshalb haben Arbeitnehmer keinen grundsätzlichen Anspruch darauf, auch dann daheim zu bleiben. Entsprechendes gilt zwischen den Jahren – gilt im Betrieb keine besondere Regelung, müssen Arbeitnehmer Urlaub beantragen.

Allerdings ist in vielen Tarifverträgen vorgesehen, dass an Heiligabend und/oder Silvester nicht oder nur für einige Stunden gearbeitet wird. Natürlich hängt das auch von der Branche ab. Entsprechende Klauseln können außerdem im individuellen Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat enthalten sein.

Ein Anspruch auf Freizeit an oder zwischen den Feiertagen kann darüber hinaus in Form der schon im Abschnitt zum Weihnachtsgeld erwähnten betrieblichen Übung entstehen. Wenn das Unternehmen den Mitarbeitern bereits mehrfach zwischen den Jahren freigegeben hat und sie das mittlerweile fest erwarten, dann haben sie einen entsprechenden Rechtsanspruch – so könnte man es vereinfacht zusammenfassen. (Genaueres steht im Beitrag zur betrieblichen Übung.)

Spenden

Weihnachten ist nicht nur die Zeit der Nikoläuse, sondern auch der Sammelbüchsen. Wenn Sie dem Trend folgen und zum Jahresende etwas für einen guten Zweck überweisen, hat das auch seine nüchterne Seite: Sie sparen damit Steuern. Natürlich muss der Empfänger der Spende gemeinnützig sein.

Spenden Sie als Privatperson oder als Einzelunternehmer an eine gemeinnützige Organisation, dann vermindert dies als Sonderausgabe Ihre Einkommensteuer. Wenn eine GbR spendet, gilt das Entsprechende, nur pro Gesellschafter und Anteil. Eine GmbH oder UG kann als Körperschaft auch selbst spenden, sie verringert damit ihre Körperschaftssteuer.

Spenden kann man nicht nur Geld, auch Sachspenden oder Aufwandsspenden werden steuerlich berücksichtigt. Mehr dazu steht hier: „Dienstleistungen spenden – und Steuern sparen

Wichtig ist die Spendenbescheinigung. Bei Spenden bis 200 Euro gelten vereinfachte Nachweispflichten: Es genügt der Kontoauszug. Das ist auch dann so, wenn Sie mehrere Spenden tätigen, die für sich 200 Euro nicht überschreiten. Liegt die Summe bei einer Spende darüber, müssen Sie sich eine Zuwendungsbestätigung ausstellen lassen. Bei Sachspenden benötigen Sie einen Wertnachweis – im einfachsten Fall ist das etwa die Einkaufsquittung für den gespendeten Mikrowellenherd mit einer Unterschrift des Kassierers, die bestätigt, dass das Gerät nun als Spende im Vereinsheim steht.

Na dann: Frohes Fest!

Wahrhaft besinnliche Stimmung will nicht aufkommen, solange man sich mit steuer-und arbeitsrechtlichen Fragen rund zur Weihnachtszeit auseinandersetzt.

Aber es ist wie mit allen anderen Festvorbereitungen auch: Hat man sie erst einmal abgehakt und erledigt, steht der Feierfreude nichts mehr im Weg. Das hoffen wir jedenfalls: akademie.de wünscht Ihnen frohe Feiertage!

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