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Muss man Ausgangs-Rechnungen unterschreiben?

"Muss oder darf eine Unterschrift auf die Rechnung" - diese Frage wird immer wieder gestellt. Wir erläutern die Rechtslage

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Stand: 15. August 2012 (aktualisiert)

Für Unklarheit sorgt unter Gründern und Jungunternehmern immer wieder die Frage, ob Ausgangsrechnungen unterschrieben werden müssen. Wir erläutern die Rechtslage - und zeigen, was viel sinnvoller ist als das eigenhändige Autogramm des Ausstellers.

Gleich vorweg: Sieht man einmal von seltenen Ausnahmen (wie Rechtsanwälten und Steuerberatern) ab, dann müssen Rechnungen nicht unterschrieben werden. Manche Skeptiker warnen sogar ausdrücklich davor, es der Vollständigkeit oder Höflichkeit halber doch zu tun. Immerhin ist nicht auszuschließen, dass zahlungsunwillige Schlitzohren auf die Idee kommen, einen "Betrag dankend erhalten"-Stempel über die Unterschrift zu setzen.

Andererseits: Wenn Sie als kundenorientierter Dienstleister Wert auf eine etwas persönlichere Note legen, können Sie Ihre Rechnungen durchaus in Form eines ganz normalen Geschäftsbriefs abfassen:

  • In der Betreffzeile notieren Sie die Rechnungsnummer.

  • Sprechen Sie Ihren Kunden wie üblich persönlich an.

  • Bedanken Sie sich kurz für den Auftrag.

  • Fügen Sie dann die Rechnungstabelle mit den Auftragsdetails ein.

  • Sofern Ihr Briefvordruck keine Kontoverbindung enthält, ergänzen Sie die ebenfalls.

  • Schließlich beenden Sie das Schreiben mit Grußformel und Unterschrift.

Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Bild vergrößernRechnung in Form eines Geschäftsbriefs

Wer lieber formelle, tabellarische Rechnungen verschickt, kann für die persönliche Note aber auch durch ein gesondertes Begleitschreiben sorgen.

Grundlagen und Spezialfragen

Wichtiger als die eigenhändige Unterschrift auf Rechnungen sind die wirklich unverzichtbaren Rechnungsbestandteile. Mit den Grundlagen des "Fakturierens" befassen sich unser Info-Paket "Korrekte, professionelle Rechnungen". Antworten auf Einzelfragen finden Sie auf folgenden Seiten bei akademie.de:

  • Welche gesetzlichen Rechnungs-Pflichtangaben gibt es? Wie eine formvollendete Rechnung aussieht, an der Ihr Kunde und / oder das Finanzamt nichts auszusetzen haben, erfahren Sie unter der Überschrift "Welche Rechnungsangaben gehören auf eine korrekte, vollständige Rechnung?"

  • Wie überprüfe ich Eingangsrechnungen? Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie nicht nur vollständige und korrekte Ausgangsrechnungen verschicken: Sie sind außerdem verpflichtet, all Ihre Eingangsrechnungen ganz genau zu prüfen. Mithilfe unserer praktischen Rechnungs-Checkliste ist das schnell erledigt.

  • Muss das Lieferdatum wirklich sein? Ob ein separates Liefer- bzw. Leistungsdatum ein unverzichtbares Rechnungselement darstellt oder nicht, war lange umstritten. Umsatzsteuergesetz, Durchführungsverordnung und BMF-Schreiben ließen grundsätzlich beide Interpretationen zu. Welche sich inzwischen durchgesetzt hat, lesen Sie in unserem Lieferdatum-Special.

  • Muss ich ein Zahlungsziel angeben? Seit der Reform des Schuldrechts ist die Angabe eines genauen Zahlungstermins oft entbehrlich. Der Beitrag "Die Mahnung - das unbekannte Wesen" zeigt, worauf Sie achten sollten, um möglichst schnell an Ihr Geld zu kommen.

  • Was muss ich bei elektronischen Rechnungen beachten? Die obligatorische Signaturpflicht von elektronischen Rechnungen an Geschäftskunden ist zum Glück abgeschafft worden. Informationen über die geänderte Rechtslage finden Sie im Beitrag "Elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur gültig".

Einzelheiten und Ausnahmebestimmungen zum Thema Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht können Sie darüber hinaus unserem Grundlagenkurs "Business Basics Umsatzsteuer" entnehmen.

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zum verständnis kein Unternehmen das Angestellte hat unterschreibt seine Rechnungen sei es der Telefonanbieter oder sonst wer.

Zum Verständnis: Der Kommentaror vom 3.11.2010 bezieht sich auf die Frage vom 4.2. 2008, ganz unten.

Falsch: ein Dokument bedarf keiner Unterschrift.

Wenn ein schriftlicher Vertrag mit den 4 Kriterien Leistungsumfang, Leistungszeit, Qualität und Preis vorliegt und die Erfüllung auf einem Dokument vom Auftraggeber unterschriftlich bestätigt wurde, dann muß die Rechnung darüber auch keine Unterschrift aufweisen.
Wird eine Rechnung bei der Ausstellung sofort in bar bezahlt und vom Auftragnehmer/Lieferer unterschriftlich bestätigt, den Betrag erhalten zu haben, dann entbehrt es einer vorausgehenden Unterschrift.
Bei mündlichen Abmachungen, ohne der 4. o.g. Kriterien, bei denen also auch der Preis vorher nicht exakt bestimmt werden konnte, ist eine unterschriebene Rechnung unentbehrlich. Das schon deshalb, weil heute sogar Geldscheine kopiert werden können und der Fälschung von Rechnungen, als ein technisches Kinderspiel, keine Grenzen gesetzt würden.

Vielen Dank für die Klärung des juristischen Unterschiedes zwischen "Urkunde" und "Dokument" - unter besonderer Berücksichtigung des GBG, UStG etc. An der Kernaussage des Beitrags ändert das zum Glück nichts: Eine "Rechnung benötigt nicht notwendigerweise eine Unterschrift. " q.e.d. :-)
Schöne Grüße
Robert Chromow

Urkunde? Als Urkunde gilt ein schriftliches Dokument erst dann, wenn es handschhriftlich Unterschreiben ist. Somit kann keine Rechnung nicht als Urkunde bezeichnet werden, denn es trägt keine Unterschrift des Erstellers oder eines Berechtigten.
Der Begriff "Dokument" ist eben weiter gefasst. Wobei hier auch sich die Frage stellt, ob ein Empfänger jede Rechnung, die eben nicht unterschrieben ist, anerkennen muss. Als Grund für die Rechnung gilt der Vertrag - der aber allzu oft auch keine Unterschrift mehr trägt. Somit käme hier - was aus dem BGB AT immer möglich ist, ein Vertrag ohne Unterschrift zustande. Jedoch fehlt es dann an der Beweiskraft.
Bei einer Rechnung ohne Unterschrift fehlt es an der Beweiskraft dann doch auch. Schließlich soll der Schuldner ja gerade darauf die Gegenleistung bewirken. Wenn der Ersteller einer Rechnung die Unterschrift nicht vornimmt, so könnte man dann auf den Gedanken auf eine "Unredlichkeit" kommen.
Letztendlich kann das aber auch dahinstehen, denn die Grundlage sollte schon geschaffen sein - der Vertrag. Das Umsatzsteuergesetz ist im übrigen hier fehl als Grundlage herbeizuziehen, da dies dort gar nicht behandelt wird. Da wird nur betrachtet, wann die Umatzsteuer anfällt und wann sie als Vorsteuer abzugsfähig ist. Sie gibt also doch gar keinen Hinweis auf den Inhalt einer Rechnung (was ja ein Teil der Leistung, also eine Nebenleistungspflicht, ist).
Viele meinen, eine Rechnung sei auch gültig, wenn sie nicht unterschrieben ist. Dies ist dann aber keine Urkunde, denn die Urkundensqualtität liegt ja dann vor, wenn dieses Schriftstück unterschriebne wurde. Somit fehlt es bei einer nicht unterschriebenen Rechnung an einer Beweiskraft - die kann nur mittels gegengezeichneten Abnahmedokument oder ähnlichem hergestellt werden (zB Lieferschein). Da drauf steht ja dann die Unterschrift für die Leistung selber. Weshalb also die Rechnung gar keine Urkunde sein muss - sondern eben nur ein Dokument, was als Ausfluss des Vertrages erstellt wird.
Daher: eine Rechnung benötigt nicht notwendigerweise eine Unterschrift.
Allerdings: ist sie falsch und nicht geprüft, dann fehlt ihr wohl auch eine Beweiskraft. Denn eine Rechnung ohne Unterschrift ist vor einer Fälschung nie sicher.
Daher: jeder sollte seine Rechnung, die er selber erstellt hat, auch unterzeichnen. Dann läge im Fälschungsfalle auch zweifelsfrei eine Urkundenfälschung vor.

Als juristischer Laie entscheide ich mich ohne wenn und aber für "falsch" :-)
Als Dokument gilt grundsätzlich jede Urkunde mit Beweiskraft. Das UStG verlangt bei Papierrechnungen keine eigenhändige Unterschrift des Ausstellers. Es genügt völlig, dass die natürliche oder juristische Person des Ausstellers sowie die übrigen im § 14 geforderten Angaben eindeutig erkennbar sind.
Anders verhält es sich mit elektronischen Rechnungsdokumenten: Die bedürfen der "elektronischen Signatur".
Schöne Grüße
Robert Chromow

Lt. UStG § 14 (1) "Rechnung ist jedes Dokument", aus dem Begriff Dokument leitet sich eine Unterschrift ab.
Somit ist es erst dann eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn Sie eine Unterschrift trägt und die weiteren bekannten Kriterien
enthält.

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