Word: Rechnungsmuster mit Rechen-Automatik (zum Herunterladen)

Sie schreiben Ihre Rechnungen mit Word? Unsere Muster-Rechnung rechnet für Sie.

Von: Robert Chromow
Stand: 16. April 2012 (aktualisiert)
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Wir haben eine Word-Datei als Rechnungsmuster für Sie zum Herunterladen, die nicht nur die vom Finanzamt geforderten Pflichtangaben enthält, sondern Ihnen auch die Rechnerei abnimmt.

Word-Rechnungsmuster herunterladen

Wir stellen Ihnen die im Screenshot dargestellte Muster-Rechnung zum Download bereit.

Auf wiederholten Wunsch unserer Mitglieder haben wir diese Word-Vorlage mit einer einfachen Rechen-Automatik versehen: Sie tragen Leistung, Einheit und Einzelpreis ein, die Datei rechnet dann den Gesamtpreis sowie den Rechnungsbetrag brutto und netto für Sie aus.

Unsere Musterrechnung für Word, die für Sie auch rechetBild vergrößernUnsere Musterrechnung für Word, die für Sie auch rechet. Natürich könne Sie die Datei für Ihre Zwecke anpassen.

So rechnet die Muster-Rechnung

Die Kalkulationskünste von Word sind zwar nach wie vor begrenzt. Grundlegende Berechnungen lassen sich jedoch durchführen - vorausgesetzt, man durchschaut die im Vergleich zu Tabellenkalkulationsprogrammen beschränkte Verweistechnik bei Zellbezügen. Der Reihe nach:

In unserem Muster-Dokument werden die folgenden vier Zell-Inhalte berechnet:

  • "Gesamtpreis" (=Anzahl in der Spalte "Einheit" multipliziert mit dem "Einzelpreis"). Vorteil von Word: Rechenvorgänge klappen selbst dann, wenn in einer Zelle neben Zahlen noch Text auftaucht! Enthält eine Zelle mehrere Zahlen, addiert das Programm sie automatisch vor der Weiterverarbeitung.

  • "Rechnungsbetrag (netto)" (= Summe der Gesamtpreise einzelner Positionen)

  • "19 Prozent MwSt." (= Netto-Betrag x 0,19)

  • "Rechnungsbetrag (brutto)" (=Netto-Betrag + Mehrwertsteuer)

Berechnung erfolgt erst auf Mausklick!

Eine automatische Aktualisierung nach Zelleingaben kennt Word nicht: Sobald Sie die Anzahl Ihrer Leistungs-Einheiten und die Einzelpreise eingegeben haben, müssen Sie die Ergebnisspalte markieren und deren Inhalt über die Taste "F9" manuell auf den neuesten Stand bringen. Alternativ können Sie auch die jeweilige Zahl in der Ergebnisspalte (nicht das Feld!) markieren und per Rechtsklick über die Funktion "Felder aktualisieren" neu berechnen lassen.

So passen Sie die Muster-Datei an Ihren Bedarf an

Falls Sie sich für den Formelinhalt der berechneten Zellen interessieren oder ihn an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen (zum Beispiel einen anderen Mehrwertsteuersatz vorgeben) wollen, können Sie die Anzeige der Feldfunktionen über den Kontextmenü-Befehl "Feldfunktionen ein/aus" (rechter Mausklick auf die gewünschte Zelle) aktivieren und den Formelinhalt bearbeiten.

Bild vergrößernSo schalten Sie die Ansicht der Feldfunktionen ein und aus.

Editierbar ist die Formel auch direkt über den Befehl "Feld bearbeiten" und die anschließende Schaltfläche "Formeln":

Word-Dialogbox "Formel bearbeiten"

Über diesen Tabellenformel-"Editor" stellen Sie bei Bedarf auch eigene Berechnungen in leeren Zellen an: Zu diesem Zweck stellen Sie den Cursor in die gewünschte Ergebnis-Zelle und rufen den Editor über den Menüpunkt "Tabelle" - "Formel" auf. Und so sehen die Inhalte der berechneten Felder in unserer Word-Musterrechnung aus:

Bild vergrößernDie berechneten Word-Felder

Praxistipp: Um auf einen Schlag die Feldfunktionen sämtlicher Felder ein- oder auszuschalten ...

  • markieren Sie mithilfe der Tastenkombination "STRG+A" zunächst das ganze Dokument und

  • schalten dann mithilfe der Tastenkombination "ALT+F9" die Feldfunktionen ein oder aus.

Deutschsprachige Feldbezeichnungen

Da Word seit der Version 2000 wieder mit englischsprachigen Feldbezeichnungen arbeitet, rechnet die Summenformel unseres Muster-Dokuments im Feld "Rechnungsbetrag (netto)" mit der Formel "=SUM(ABOVE)". Sollte sich Ihre Word-Version damit schwertun, ändern Sie die Funktion in "=SUM(ÜBER)":

Alternative: Deutschsprachige Funktionsbezeichnung

Zellbezüge herstellen

Wichtigster Unterschied zu einer "richtigen" Tabellenkalkulation (wie Excel): In Word lassen sich nur absolute Zellbezüge herstellen. Die Folge: Einfaches Kopieren einer Formel auf darunter oder daneben liegende Zellen mit automatisch angepassten Zellbezügen ist nicht möglich. Die absoluten Verweise müssen einzeln manuell angepasst werden.

Die Zellbezüge der Formeln stellen Sie durch die Buchstaben und Ziffern der (imaginären) Spalten- und Zellköpfe her. Damit der Mehrwertsteuer-Betrag und der Brutto-Gesamtbetrag auch dann ausgerechnet werden können, wenn einzelne Zeilen gelöscht oder zusätzliche hinzugefügt werden, sind die Nettobetrags- und die Umsatzsteuer-Zelle mit einer Textmarke versehen: Auf diese Weise stimmt der Zellbezug unabhängig von der absoluten Zelladresse.

Verknüpfung mit Datenbanken und Rechnungsnummern-Automatik

Wenn Sie unser Rechnungsmuster mit einer (Kunden-)Datenbank verknüpfen, ist das "Fakturieren" im Handumdrehen erledigt. Wie Sie die Serienbrief-Funktion von Word für diese Zwecke nutzen, zeigt das Kapitel "Der Mix macht's: Daten und Dokumente" unseres Word-Kurses "So führen Sie Word-Dokumente zur Serienreife".
Wenn Sie den Überblick über bereits vergebene Rechnungsnummern nicht verlieren wollen, empfehlen wir Ihnen außerdem einen Blick auf den Beitrag "Halbautomatische Rechnungsnummern-Vergabe für Word und Excel". Mithilfe des dort vorgestellten kostenlosen Office-Add-Ins "ReNo" stellen Sie sicher, dass die fortlaufenden Nummern nur einmal vergeben werden.

Exkurs: Die Rechnungs-Pflichtangaben

Laut § 14 Umsatzsteuergesetz gehört auf jede Rechnung:

Bild vergrößernRechnungs-Pflichtangaben

  1. der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Ausstellers und des Empfängers,

  2. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers,

  3. das Ausstellungsdatum,

  4. eine Rechnungsnummer (genauer: eine "fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird"),

  5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistung,

  6. der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

  7. der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag sowie

  8. im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung.

Folgen unvollständiger Rechnungen

Bei Rechnungen, auf denen eine der genannten Angaben fehlt, droht dem Empfänger der Verlust der Vorsteuerabzugsberechtigung. Der Aussteller einer fehlerhaften Rechnung dagegen sieht sich mit den zeitaufwendigen und peinlichen Korrekturwünschen seiner Kunden konfrontiert. Andere Sanktionen drohen nicht. Rechnungen an private Endkunden sind daher in Bezug auf die Pflichtangaben weniger kritisch.

Eine genaue Auflistung samt Erläuterung aller Pflichtangaben finden Sie im Beitrag "Pflichtangaben auf Rechnungen: Welche Rechnungsangaben gehören auf eine korrekte, vollständige Rechnung?"

Fazit

Bei einer überschaubaren Anzahl von Rechnungen können die vorgestellten einfachen Hilfsmittel ein spezielles Fakturierungs-Programm entbehrlich machen. Sofern Sie eigenhändig differenziertere Rechnungsvordrucke erstellen wollen (z. B. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze), sollten Sie allerdings besser auf Excel oder die alternative Tabellenkalkulation "Calc" aus dem kostenlosen Büropaket OpenOffice ausweichen.

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Guten Tag,
das ließe sich grundsätzlich machen: Dazu müssten Sie zunächst eine zusätzliche Spalte anlegen, damit Sie auf Positionsebene den Umsatzsteuersatz vorgeben können. Anschließend müssten Sie die Formel im Umsatzsteuer-Summenfeld anpassen (Summe der Brutto-Positionspreise).
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Gibt es eine Möglichkeite die Rechnung so zu ändern dass auch zwei MWST Sätzen 7% und 19% korrekt berechnet werden. Vielen Dank

Aktualisieren geht auch ganz flott: Mit Strg+A alles markieren und dann mit F9 aktualisieren. Selbes Prinzip, aber schneller. :)

Guten Tag,
bitte verzeihen sie mir, dass ich auf Ihre Frage mit einer Gegenfrage antworte: Einmal angenommen, ein umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer verfügt über eine UStIdNr. - warum sollte etwas dagegen sprechen, wenn er diese als Ersatz für seine persönliche Steuernummer angibt?
Verboten ist das m. W. jedenfalls nicht - warum auch?
Helfen Sie mir auf die Sprünge?
Danke und freundliche Grüße
Robert Chromow

In Ihrer Musterrechnung unter "Rechnungsvordruck mit Rechenautomatik" ist unter Punkt 2 "die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers" meines Wissens nach, darf ein Kleinunternehmen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf einer Rechnung nicht ausweisen.

Könnten Sie mir diesbezüglich weiterhelfen was nun richtig oder falsch ist?

Die Vorlage funktioniert sehr gut, allerdings habe ich als Österreicher Probleme mit der Umsatzsteuer (20%):
Jedesmal, wenn ich diese auf 20% in der Formel ändere, werden die Textmarken nicht gefunden, ein "neu definieren" ist erfolglos, entweder wird die Nettosumme in der Gesamtsumme ausgeworfen, oder der Wert beträgt 0;00. Bitte um einen Tipp!
Meine E-Mail: office@fotomotiv.at
Danke

In den Rechnungsvordruck in Word kann auch eine Exceltabelle einefügt werden. Dann stehen alle gewohnten Funktionen zur Verfügung und automatisch rechnen ist auch drin. Ich hatte schon einmal eine Rechnung ohne Aktualisierung rausgeschickt, da ich vergessen hatte vor dem Ausdruck zu speichern bzw. F9 zu drücken. Dies passiert mir jetzt mit der eingebetteten Exceltabelle nicht mehr.

mfg

V. Reinhardt

Feld-Formeln automatisch aktualisieren vor dem Druck

Im Word bei "Start-Button/Word-Optionen/Anzeigen/Felder vor dem Drucken aktualisieren" einen Haken setzen.

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