Geschäftsbrief, Angebot, Rechnung, Mahnung: Mustervorlagen zum Download

Ein Angebotsschreiben ist ein spezieller Geschäftsbrief, mit dem Sie Kunden und potenziellen Interessenten die genaue Art und den Umfang Ihrer Dienstleistungen und Produkte, deren Preise sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen erläutern. Ziel ist der Abschluss eines Kauf-, Dienst- oder Werkvertrags. Bei Angeboten gibt es zwar keine festen Inhalts- und Formvorschriften. Angesichts der rechtlichen Bindungswirkung ist bei Angeboten jedoch Vorsicht geboten.

Die gute Nachricht vorweg: Vorschriften über eine bestimmte Form von Angeboten gibt es nicht: Angebote können ebenso gut mündlich, telefonisch, schriftlich, per Fax oder E-Mail gemacht werden. Bei hochwertigen Produkten und umfangreicheren Dienstleistungen wird aus Beweisgründen aber meistens die Schriftform gewählt.

So sinnvoll und bedeutsam ein ordentliches schriftliches Angebot ist: Es ist nicht in jedem Fall mit dem endgültigen Vertragsangebot identisch: Mit Ihrem Angebotsschreiben bekunden Sie zunächst einmal nur Ihre Bereitschaft ("Willenserklärung"), zu den darin genannten Bedingungen mit Ihrem Geschäftspartner einen Vertrag abzuschließen. Akzeptiert Ihr Gegenüber diesen Vorschlag unverändert (= "Annahme"), ist der Vertrag zustande gekommen.

Macht er stattdessen jedoch einen Gegenvorschlag, wird daraus ein neues Angebot. Solche Gegenangebote sind ebenfalls nicht an bestimmte Formvorschriften gebunden. So kann es wiederholt hin- und hergehen, bis entweder eine der beiden Seiten das jüngste Angebot annimmt - oder aber letztlich keine Einigung erzielt werden kann.

Jeder der Beteiligten kann also sowohl anbieten als auch annehmen oder ablehnen: Eine feste Rollenzuweisung (z. B. Unternehmer macht das Angebot, Verbraucher nimmt an oder lehnt ab) gibt es bei Vertragsverhandlungen nicht. Erst wenn beide Willenserklärungen übereinstimmen, ist der Vertrag geschlossen.

Damit der Adressat eines Angebots Bedenkzeit hat, ist der Anbieter grundsätzlich unbefristet an sein Angebot gebunden. Nur bei persönlichen Gesprächen oder Telefonaten müssen Angebote sofort angenommen oder abgelehnt werden. Bei schriftlichen Angeboten sollten Sie daher darauf achten, entweder eine bestimmte Bindungsfrist anzugeben ("Bitte lassen Sie mich bis spätestens 30. Juni 2018 wissen, ob Sie dieses Angebot annehmen.") oder von vornherein ein "freibleibendes Angebot" oder "unverbindliches Angebot" abzugeben: Auf diese Weise können Sie ganz sicher sein, dass Ihr Verhandlungspartner nicht womöglich Wochen oder Monate später - für Sie völlig unerwartet - auf Ihr Angebot zurückkommt.

Weitere übliche Freizeichnungsklauseln sind zum Beispiel:

• "Preis vorbehalten": Dadurch können Sie Ihr Angebot längerfristig aufrechterhalten, ohne zu einem späteren Zeitpunkt auf den Preis festgenagelt zu sein.

• Mit "Lieferung vorbehalten" oder "Solange der Vorrat reicht" teilen Sie als Händler mit, dass sie sich nur dann an Ihr Angebot gebunden fühlen, wenn Ihnen selbst die Ware zur Verfügung steht.

Bitte beachten Sie: Die übrigen Bedingungen des Ursprungsangebots bleiben bei derartigen Preis- oder Liefervorbehalten gleich.

Zurück zu den übrigen Bestandteilen eines Angebotsschreibens: Am besten stellen Sie sich ein Angebotsschreiben wie eine vorweggenommene Rechnung vor (genauso werden Angebote übrigens in kommerziellen Auftragsverwaltungen behandelt). Zusätzlich zu den Absender- und Adressangaben eines normalen Geschäftsbriefs enthält ein Angebotsschreiben also Informationen über ...

• Anzahl, genaue Bezeichnung und Qualität der angebotenen Produkte bzw. Art und Umfang der angebotenen Dienstleistungen,

• den voraussichtlichen Liefer- oder Leistungstermin,

• Einzel- und Gesamtpreise (mit und ohne Umsatzsteuer),

• Liefer- und Zahlungskonditionen sowie

• Angaben über die rechtliche Bindung bzw. Freizeichnungsklauseln.

Bitte beachten Sie: Die 2010 in Kraft getretene "Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer" ("DL-InfoV") verlangt von Selbstständigen und Unternehmern, dass sie ihren Kunden vor dem Vertragsabschluss zahlreiche Informationen unaufgefordert zur Verfügung stellen. Die Pflichtangaben müssen aber nicht unbedingt für jeden Einzelfall formuliert und / oder auf Papier zur Verfügung gestellt werden. Die erforderlichen Informaitonen können ebensogut im Internet oder in Form Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) bereitgestellt werden.

Apropos: Falls Sie sich Allgemeine Geschäftsbedingungen gegeben haben, sollten Sie im Angebotstext unbedingt darauf verweisen. Nur so werden Ihre AGB Teil des Angebots und damit des späteren Vertrags (sofern der Vertragspartner Ihren AGB nicht widerspricht oder seine eigenen AGB entgegensetzt). Der ausdrückliche Hinweis auf das Kleingedruckte ist auch dann erforderlich, wenn sich Ihre AGB auf der Rückseite Ihrer vorgedruckten Briefbögen befinden.

Die eigenhändige Unterschrift ist dagegen rechtlich entbehrlich: Angebote sind grundsätzlich auch dann wirksam, wenn sie nicht unterschrieben sind. Bei Zweifeln über das Vorliegen einer Willenserklärung beim rechtmäßigen Zustandekommen eines Vertrages kann der Unterschrift vor Gericht allerdings eine Beweisfunktion zukommen. Ungeachtet dessen: Je individueller ein Angebot, je gezielter und persönlicher die Kundenansprache, desto sinnvoller und passender ist die Unterschrift.

Ob Sie Ihren Angebotsschreiben eine fortlaufende Angebotsnummer spendieren, bleibt ebenfalls Ihnen überlassen. Sinnvoll ist das vor allem dann, wenn die Zahl Ihrer Angebote steigt und Sie Gefahr laufen, den Überblick zu verlieren.

Anders als bei einer nüchternen Rechnung sollten Sie bei Ihren Angeboten nach Möglichkeit den Zweck, die Vorteile und vor allem den Nutzen Ihres Angebots für den Kunden herausstellen. Eine Zusammenfassung des Kundenwunsches, der Problemstellung sowie der Stärken Ihres Angebots fügen Sie am besten in Textform zu Beginn des Angebotsschreibens ein - gleich im Anschluss an den Dank für die Anfrage.

Ob Sie zudem die Vorteile bestimmter Produkte und Teilleistungen positionsweise beschreiben, hängt von der Branche und den Bedingungen des Einzelfalls ab. So oder so: Durch kundenorientierte Nutzen- und Vorteilsbeschreibungen erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit beträchtlich, letztlich den gewünschten Zuschlag zu bekommen!

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Falls Teile Ihres ursprünglichen Angebots im Laufe der Verhandlungen mit Ihrem Kunden geändert werden, nutzen Sie Ihr Angebotsschreiben später ganz bequem als Grundlage für eine Auftragsbestätigung. Darin ...

• machen Sie aus der Überschrift "Angebot" einfach "Auftragsbestätigung",

• tragen das aktuelle Datum ein,

• passen den Einleitungstext an ("... vielen Dank für Ihren Auftrag, den ich gern wie folgt bestätige:") und

• passen (falls erforderlich) die gegenüber dem ursprünglichen Angebot geänderten Auftragspositionen bzw. Liefer- und / oder Zahlungsbedingungen an.

Unsere Musterdatei übernimmt bei Bedarf sogar die Berechnung ...

• der Preise einzelner Angebotspositionen (Anzahl im Feld "Einheit" multipliziert mit dem "Einzelpreis"),

• von Netto- und Brutto-Rechnungsbetrag sowie

• der Umsatzsteuer.

Falls die Berechnungsformeln bei Ihnen nicht angezeigt werden, sorgen Sie mit der Tastenkombination "ALT+F9" für Klarheit ("ALT"-Taste festhalten und kurz die Funktionstaste "F9" drücken). Im Beitrag "Word: Rechnungsvordruck mit Rechenautomatik" können Sie nachlesen, wie die Berechnung der Felder und die Aktualisierung der Feldinhalte funktioniert.

Bitte beachten Sie: Anders als Tabellenkalkulationsprogramme (wie MS Excel) aktualisiert MS Word die Berechnungen in seinen Tabellen nicht vollautomatisch! Nachdem Sie Ihre Eingaben gemacht haben, sollten Sie daher das gesamte Dokument mithilfe der Tastenkombination "STRG+A" markieren (STRG-Taste festhalten und kurz den Buchstaben "A" drücken) und mit "F9" die Werte der berechneten Felder aktualisieren.