öffentlich
Redaktion Druckversion

Korrekte, professionelle Rechnungen: Pflichtangaben und Formvorschriften (mit Checklisten und Muster-Dokumenten)

4.421055
(19)
Beitrag bewerten
Stand: 16. Februar 2018

Freiwillige Angaben auf Rechnungen: Kleine Hinweise in Sachen Kundenbindung, Zahlungsanreiz oder zum Forderungsmanagement

Neben den gesetzlichen Pflichtbestandteilen von Rechnungen gibt es eine ganze Reihe mehr oder weniger sinnvoller und / oder üblicher Angaben. Manche dieser freiwilligen Zusatzangaben sind unverzichtbar, einige sinnvoll und andere bloß schmückendes Beiwerk.

Fangen wir bei den wichtigsten, aber leider längst nicht selbstverständlichen Informationen an:

  • Persönliche Kontaktdaten: Damit Ihre Kunden offene Abrechnungsfragen schnell und einfach mit Ihnen klären können, empfiehlt sich die Bereitstellung von Telefonnummer, E-Mailadresse und aller anderen geeigneten Kontaktkanäle - am besten natürlich die direkte Durchwahl und / oder individuelle E-Mailadresse des Mitarbeiters, der für Rechnungsangelegenheiten zuständig ist.

  • Zahlungsweise: Welche Bezahlverfahren Sie Ihren Kunden anbieten, ist grundsätzlich Ihre Angelegenheit bzw. Verhandlungssache mit Ihrem Geschäftspartner. Niemand verlangt von Ihnen die Eröffnung eines Geschäftskontos oder gar die Veröffentlichung sämtlicher Kontoangaben auf Ihrer Geschäftskorrespondenz. Trotzdem: Sofern Ihre Kunden den Rechnungsbetrag nicht gleich am "Point of sale" bezahlen, dürfen Sie auf der Rechnung die Angabe der Bankverbindung oder anderer bargeldloser Zahlungskanäle nicht vergessen.

    Dazu gehört inzwischen auch bei Geschäften mit privaten Endverbrauchern die Angabe der "International Bank Account Number" (IBAN). Die Angabe des "Business Identifier Code" (BIC) ist bei inländischen Zahlungen zwar entbehrlich: Es kann aber nicht schaden, auch den der Vollständigkeit halber zu nennen.

    Ausführlichere Informationen zu den Änderungen im Zuge der SEPA-Einführung finden Sie im Beitrag zu den SEPA-Vorschriften.

Bankdaten und Zahlungsinformationen hervorheben!

Wenn Sie Wert darauf legen, dass Ihre Geldforderungen zeitnah beglichen werden, machen Sie es Ihren Kunden am besten möglichst einfach: Heben Sie die Zahlungsinformationen unübersehbar hervor. Das gilt auch für Ihre Bankdaten. Selbst wenn die ohnehin standardmäßig in der Fußzeile Ihres Briefbogens erscheinen, sollten Sie Ihre Bankverbindung im Rechnungstext nach Möglichkeit noch einmal wiederholen!

  • Zahlungsanreize: In vielen Branchen sind Skontoabzüge und andere Schnellzahler-Anreize üblich - Sie sollten sich darüber aber nicht erst beim Schreiben der Rechnung Gedanken machen. Vielmehr gehören Skonto-Nachlässe von vornherein in die interne Kalkulation von Honoraren oder Verkaufspreisen und in die Vertragsverhandlungen mit dem Kunden.

    Der in vielen Rechnungen enthaltene Hinweis auf Abzugsverbote ("Zahlbar ohne Abzüge ...", "Zahlbar rein netto ...") ist genau genommen entbehrlich: Skonto darf ein Kunde nur dann ziehen, wenn das ausdrücklich vereinbart ist: Einen Rabatt-Anspruch bei besonders zügiger Bezahlung gibt es nicht! Ausführliche Informationen entnehmen Sie dem Beitrag "Skonto aus Anbietersicht".

  • Zahlungsfristen: Auch mit dem Thema Zahlungsfristen sollten Sie sich lange vor der Rechnungsstellung beschäftigen - am besten im Rahmen eines durchdachten Forderungsmanagements und professioneller Vertragsverhandlungen mit Ihren Kunden.

    Die wichtigsten Aspekte im Überblick:

    • Für die Fälligkeit einer Geldforderung ist die Angabe einer bestimmten Zahlungsfrist entbehrlich. Fällig sind Rechnungen normalerweise sofort.

    • Bedeutsam ist eine konkrete Frist (z. B. "Zahlbar ohne Abzüge bis zum 15. August 2018") nur für den Eintritt des Zahlungsverzugs und damit für die Möglichkeit, vor Eintritt der gesetzlichen 30-Tagesfrist die Zahlung anmahnen oder bei Geschäftskunden gleich ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten zu können.

      Warum Forderungsmanagement nicht erst beim Mahnen, sondern spätestens beim Auftragsabschluss anfangen sollte und was das konkret für Ihr Rechnungswesen bedeutet, steht in der Praxisanleitung "Forderungsmanagement: Was Sie tun können, um an Ihr Geld zu kommen".

    • Standardmäßig tritt der Verzug gemäß § 286 BGB "30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung" ein. Privatleute müssen darauf bereits bei Rechnungsstellung oder in einer separaten Zahlungserinnerung oder Mahnung hingewiesen werden. Den Geschäftsleuten unter Ihren Kunden brauchen Sie bei Eintreten des Zahlungsverzugs theoretisch überhaupt keine Mahnung zu schreiben: Sie können Ihre Rechte unverzüglich vor Gericht erstreiten.

    Im einfachsten Fall verzichten Sie in Ihren Rechnungen ganz auf die Angabe von Zahlungsfristen: In dem Fall gelten die Verzugsregelungen des BGB. Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug, sorgen Sie spätestens durch eine unmissverständliche Mahnung für Klarheit.

  • Lastschrift-Vereinbarungen: Lastschriften sind eine feine Sache: Sie kommen auf diese Weise in vielen Fällen ganz besonders einfach, schnell und unbürokratisch zu Ihrem Geld. Niemand hindert Sie daran, auf Ihren Angeboten und Rechnungen Lastschrift-Angebote zu machen.

    Allerdings eignet sich nicht jedes Geschäftsmodell für dieses Zahlungsverfahren.
    Außerdem verlangt Ihre Bank oder Sparkasse den Abschluss einer Inkassovereinbarung, bevor Sie als Zahlungsempfänger über Ihr Konto Lastschriften einziehen dürfen. Seit Inkrafttreten der SEPA-Vorschriften benötigen Sie für Basis- und Firmenlastschriften außerdem eine Gläubiger-ID, ein Lastschriftmandat des Kunden und müssen den Kontoinhaber vor Einreichen der Lastschrift über die bevorstehende Kontobelastung informieren. Ausführliche Informationen entnehmen Sie unserem Beitrag über die SEPA-Lastschriften.

Mitglied werden

Als zahlendes Mitglied von akademie.de haben Sie vollen Zugriff auf alle Inhalte und können alle PDF-Dateien, Checklisten, Mustervorlagen und Anwendungen herunterladen.

Sind Sie sich noch unsicher? Dann wählen Sie die Option “akademie.de kostenlos testen”. So können Sie sich 14 Tage in Ruhe umschauen. Downloads stehen Ihnen in dieser Zeit nicht zur Verfügung. Gefällt Ihnen akademie.de nicht, reicht ein formloser Widerruf per E-Mail innerhalb der ersten 14 Tage. Es entstehen für Sie keine Kosten. Widerrufen Sie nicht, erhalten Sie nach Ablauf von 14 Tagen vollen Zugriff und der Mitgliedsbeitrag wird abgebucht.

Ich bin bereits Mitglied
Mitglied werden!
Ich entscheide mich für folgende Zahlungsweise:

Inhalt

Über den Autor:

bild134003

Robert Chromow ist gelernter Industriekaufmann, Betriebswirt und Politologe. Seit über zwanzig Jahren arbeitet er als freiberuflicher Journalist, Autor und Berater im eigenen Redaktionsbüro. Print- un ...

Newsletter abonnieren