MS Outlook 2000 - Einführung

Termine verwalten

Terminverwaltung
Terminverwaltung mit MS Outlook: Eine Übersicht
Um den Kalender zu öffnen, klicken Sie das entsprechende Symbol aus der Gruppe "Outlook-Verknüpfungen" an. Soll hingegen gleich ein Termin angelegt werden, können Sie das Symbol Neuer Termin aus der Microsoft Office Shortcut-Leiste verwenden. In Outlook selbst öffnet die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+A dieses Dialogfenster sofort.

Der Kalender
Der Bildschirm des Kalenders
Die Kalender-Komponente kennt verschiedene Ansichten, die Sie mit dem Menü "Ansicht - Aktuelle Ansicht" einstellen können.

Termine anlegen
Termine anlegen
Ein Termin kann auch erstellt werden, indem Sie den entsprechenden Tag sichtbar machen (Datumswechsler) und in der Folge den Zeitraum des Termins durch Markieren mit der Maus festlegen. Anschließend geben Sie den Text des Termins ein.

Termin-Attribute
Frei, Gebucht, Abwesend ...: Zusätze mit Terminen speichern
Ein Termin kann im nachhinein bearbeitet werden, indem Sie ihn doppelt anklicken. In dem nun erscheinenden Dialogfenster können Sie insbesondere auch Termin-Attribute wie "Privat, Mahner, Kategorien", etc. einstellen.

Terminverwaltung
Absagen, Verschieben etc.: Terminverwaltung
Ein Termin kann verschoben werden, indem er einfach zu einer anderen Zeit oder an einen anderen Tag gezogen wird. Auch der Beginn und das Ende lassen sich verschieben, indem man mit der Maus den oberen oder unteren Rand zieht.

Terminserien
Immer dasselbe: Terminserien eingeben und verwalten
Bei Bedarf können Sie Terminserien erstellen: Klicken Sie zu diesem Zweck die entsprechende Schaltfläche der Symbolleiste des Dialogfensters "Termin". Im folgenden Dialogfenster lassen sich alle diesbezüglichen Einstellungen vornehmen.

Ereignisse
Damit der Hochzeitstag nicht vergessen wird: Ereignisse
Ereignisse sind Einträge im Kalender, die bestimmten Tagen zugeordnet werden. Sie tragen Ereignisse ein, indem Sie den entsprechenden Tag aufschlagen und aus dem Kontextmenü des Tages den Befehl "Neues ganztägiges Ereignis" bzw. "Neue Ereignisserie" wählen. Um ein Ereignis zu bearbeiten, ist es lediglich doppelt anzuklicken.

Optionen
Endlich frei: Feiertage und andere Optionen
Outlook kann auch Feiertage in den Termin eintragen. Gehen Sie dazu ins Menü "Extras - Optionen...", Register "Einstellungen", Schaltfläche "Kalenderoptionen..." und klicken Sie auf die Schaltfläche "Feiertage hinzufügen..."

Terminkoordination
Die Suche nach der Lücke: Terminkoordination
Verwenden Sie das Register "Teilnehmerverfügbarkeit" aus dem Dialogfenster "Termin", um andere Personen zu einem Meeting einzuladen (Schaltfläche "Weitere einladen..."). Die Schaltfläche "AutoZeitwahl>>" und das Optionsfeld "Teilnehmerstatus" ermöglichen eine Bearbeitung der Einladung, die letztlich mit der Schaltfläche "Senden" den Adressaten zugestellt wird.

Besprechungsanfragen
Der Umgang mit Besprechungsanfragen
Der Empfänger einer Besprechungsanfrage kann mit den Schaltflächen "Zusagen", "Ablehnen" bzw. "Mit Vorbehalt" reagieren. Um festzustellen, wie Ihre Besprechungsanfragen beantwortet wurden, doppelklicken Sie den entsprechenden Termin und wählen Sie das Register "Teilnehmerverfügbarkeit". Klicken Sie nun das Optionsfeld "Teilnehmerstatus zeigen" an.

Online-Konferenzen
Exkurs: Virtuelle Termine: Onlinekonferenzen
Mit MS Outlook können Sie Online-Konferenzen planen. Im Dialogfenster "Termin" - in Verbindung mit dem dortigen Register "Online" - können Sie alle nötigen Vorbereitungen treffen. Die eigentliche Online-Konferenz findet dann z.B. mit MS Netmeeting statt.

Kalender im Internet
Exkurs: Kalender im Internet veröffentlichen
Outlook ermöglicht es auch, Kalender im Internet oder Intranet zu veröffentlichen. Damit kann auch Benutzern Einblick in den Kalender gewährt werden, die nicht über Outlook verfügen.