Umsatzsteuervoranmeldung im Griff: Termine, Daten, Datenübermittlung

UStVA wann, wie oft und wie übermitteln? Hier steht es kurz und bündig.

Von: Robert Chromow
Stand: 11. März 2013 (aktualisiert)
5
(5)
Beitrag bewerten
Kommentar schreiben

Downloads zu diesem Beitrag

Newsletter abonnieren

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen heutzutage auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermittelt werden. Dabei können Sie ganz unterschiedliche Übertragungswege nutzen: Die meisten Buchführungs- und Steuerprogramme verfügen mittlerweile über eine Elster-Schnittstelle. Außerdem gibt es kostenlose Lösungen wie die amtliche Steuersoftware "ElsterFormular" oder das gebührenfreie Internet-Portal "ElsterOnline". Wir stellen die wichtigsten Übermittlungs-Alternativen vor.

Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer sind verpflichtet, die Differenz zwischen ihren eigenen Umsatzsteuereinnahmen und den selbst gezahlten Vorsteuern (das ist der Umsatzsteuer-Anteil auf den Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern) eigenhändig zu ermitteln und das Ergebnis regelmäßig unaufgefordert dem Finanzamt mitzuteilen. Dieser Vorgang nennt sich Umsatzsteuervoranmeldung.

Sind die Steuereinnahmen höher als die Vorsteuersumme, ergibt sich eine Zahllast, die ans Finanzamt zu überweisen ist. Im umgekehrten Fall entsteht ein Erstattungsanspruch: Dann gibt es eine Gutschrift vom Finanzamt. Sowohl die Überweisung der Zahllast als auch eventuelle Erstattungen erfolgen unaufgefordert: Steuerbescheide über fällige Vorauszahlungen verschickt das Finanzamt im laufenden Jahr nicht!

Crashkurs Umsatzsteuer

Suchen Sie nicht nur Informationen zu Zeitpunkt und Übermittlung Ihrer Umsatzsteuererklärung, sondern eine praxisorientierte allgemeine Einführung in das Thema "Umsatzsteuer"? Dann werden Sie in unserem Praxiskurs Umsatzsteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer fündig.

Anzahl und Termine

Wie oft und wann Voranmeldungen fällig sind, hängt von der Höhe der Steuereinnahmen ab:

  • Bei einer jährlichen Steuerschuld von bis zu 1.000 Euro verzichtet das Finanzamt auf Antrag ganz auf Voranmeldungen. In dem Fall genügt die Jahres-Umsatzsteuererklärung, die zusammen mit der Einkommensteuererklärung abzugeben ist - in der Regel bis zum 31. Mai des Folgejahres.

  • Lag die Zahllast im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro, sind vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen vorgeschrieben. Die Anmeldetermine sind dann der 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und der 10. Januar.

  • Bei einer Steuerschuld von mehr als 7.500 Euro sind monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen Pflicht. Stichtag ist in dem Fall jeweils der 10. Kalendertag des Folgemonats.

  • Wichtige Sonderregelung: Umsatzsteuerpflichtige Gründer müssen im Jahr der Gründung und dem darauffolgenden Kalenderjahr sogar unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuereinnahmen monatliche Voranmeldungen abgeben. Die Details stehen hier: "Monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung für Gründer".

Sowohl Monats- als auch Quartalszahler können beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung von einem Monat beantragen. Dem Antrag wird in aller Regel kommentarlos stattgegeben. Monatszahler müssen dann allerdings zu Jahresbeginn eine "Sondervorauszahlung" in Höhe von 1/11 der Vorjahres-Zahllast begleichen. Mehr zur Dauerfristverlängerung steht im Beitrag "Umsatzsteuer: Dauerfristverlängerung nutzen".

Viele Wege führen zum Finanzamt

Seit 2005 müssen Umsatzsteuervoranmeldungen grundsätzlich elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Papiergebundene Anmeldungen sind nur noch ausnahmsweise und auf Antrag zur "Vermeidung unbilliger Härten" zulässig (wenn z. B. kein betrieblicher Computer und Internetanschluss vorhanden ist). So unerfreulich es einerseits ist, dass der Staat Geschäftsleute zur Online-Übermittlung ihrer Umsatzsteueranmeldungen zwingt - in den meisten Fällen ist der Aufwand im Vergleich zum klassischen Papierformular spürbar geringer.

Signaturpflicht ab 2013

Seit Anfang 2013 müssen Umsatzsteuervoranmeldungen, Anträge auf Dauerfristverlängerung, Anmeldungen von Sondervorauszahlungen, Zusammenfassende Meldungen sowie Lohnsteueranmeldungen "authentifiziert übermittelt" werden. Für die Authentifizierung benötigen Sie eine elektronische Signatur.

Zwar akzeptieren die Finanzämter während einer Übergangszeit bis Ende August 2013 noch unsignierte Datenübermittlungen: Falls Sie noch keine elektronische Steuersignatur besitzen, sollten Sie Ihr (kostenloses) "ElsterBasis-Zertifikat" möglichst bald beantragen! Wie das geht und was dabei zu beachten ist, erfahren Sie in unserem ausführlichen Signatur-Leitfaden.

Bild vergrößernElektronisches Voranmelde-Formular für das Jahr 2013 (Quelle: ElsterFormular)

Inhalt der Umsatzsteuervoranmeldung

Zurück zu den Inhalten der Umsatzsteuervoranmeldung: In den meisten Fällen genügen die folgenden summarischen Informationen, die Sie Ihrer laufenden Buchführung entnehmen:

  • Nettoumsatz im Voranmeldezeitraum (ggf. getrennt nach Steuersätzen 19, 7 und 0 Prozent) sowie

  • Summe der abziehbaren Vorsteuerbeträge aus den Rechnungen Ihrer Lieferanten im gleichen Zeitraum.

Steuerbeträge, Additionen, Überträge sowie das Ausrechnen der endgültigen Steuerlast bzw. Erstattung nimmt Ihnen die Software ab, mit deren Hilfe Sie die Daten ans Finanzamt schicken. Falls Sie Ihre Voranmeldungen eigenhändig erledigen (und die Arbeit nicht zusammen mit den übrigen Buchhaltungsarbeiten an Ihren Steuerberater oder einen Buchführungshelfer delegieren), können Sie zwischen folgenden Übermittlungsalternativen wählen:

  • Buchführungs-Software: Sofern Sie Ihre Einnahmenüberschussrechnung per PC erledigen, sollten Sie überprüfen, ob Ihr Programm über eine Elster-Schnittstelle verfügt. Die allermeisten kommerziellen Buchführungsprogramme bieten heutzutage ein Modul, mit dessen Hilfe Sie direkt aus der Anwendung heraus Kontakt mit dem Finanzamtsserver herstellen können - vorausgesetzt natürlich, es besteht eine Verbindung zum Internet. Vorteil der Komfortvariante: Da die Software Ihre Buchführungsdaten kennt, können Sie sich normalerweise das Eintippen der steuerpflichtigen Umsätze und gezahlten Vorsteuern in das Voranmeldeformular sparen.

    Tipp: Für den Fall, dass Sie noch keine geeignete Buchhaltungs-Software haben: Auf der Elster-Website finden Sie eine Liste mit über 450 Anwendungen, mit deren Hilfe elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen möglich sind. Darunter befinden sich inzwischen auch eine ganze Reihe von Programmen für die lange Zeit sträflich vernachlässigten Betriebssysteme Mac und Linux.

  • Steuer-Software: Viele PC-Programme zur Erstellung der (privaten) Einkommensteuer verfügen inzwischen ebenfalls über Elster-Schnittstellen, mit deren Hilfe oft auch elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen möglich sind (z. B. WISO Steuer-Sparbuch, Taxman oder Steuer-Spar-Erklärung). Die bekannteste Freeware ist "ElsterFormular": Das offizielle Programm der Steuerverwaltung läuft allerdings nach wie vor nur auf Windows-PCs.

  • Webbasierte Datenübermittlung: Unabhängig vom Computer-Betriebssystem sind reine Internet-Plattformen, bei denen Sie sich außerdem größeren Installationsaufwand ersparen können. Neben einem Internetzugang brauchen Sie nur einen aktuellen Browser (meist Internet Explorer, Firefox, Google Chrome oder Safari). Neben dem amtlichen ElsterOnline-Portal ist das zum Beispiel mit anmeldesteuer-online.de, der-onlinesteuerberater.de und webfibu.de möglich.

Welche Variante für wen?

Welche der genannten Alternativen für Ihre Zwecke am sinnvollsten ist, hängt von der vorhandenen Hard- und Softwareausstattung und den sonstigen Einsatzzwecken ab:

  • Am einfachsten und bequemsten, aber auch teuersten ist das Outsourcing: Wenn Sie die Arbeit Ihrem Steuerberater oder Buchführungshelfer überlassen, brauchen Sie sich weder um die Datenermittlung noch um die Datenübermittlung Gedanken zu machen.

  • Wer selbst Hand anlegen will oder muss, für den ist das Kombipaket aus Buchführungs- oder Steuerprogramm mit integrierter Elster-Schnittstelle die komfortabelste Lösung: Wenn Ihre Software Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermitteln kann, sollten Sie diesen Weg auch nutzen.

  • Sollten Sie diese Möglichkeit nicht haben, aber einen Windows-PC besitzen, können Sie die kostenlose ElsterFormular-Software nutzen: Download und Installation sind schnell erledigt, die Handhabung einfach und die erforderlichen Eingaben überschaubar.

  • Wer sich die Installation sparen will, kann die meisten Steuer(vor)anmeldungen und viele Steuererklärungen mit ElsterOnline auch webbasiert erledigen.

Schritt für Schritt zur Umsatzsteuervoranmeldung

Wie Sie Ihre monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung übers Internet ans Finanzamt übermitteln und elektronisch signieren, erfahren Sie in den Beiträgen ...

Fazit

Nein, ein Vergnügen oder gar ein Kinderspiel sind Umsatzsteuervoranmeldungen auch im Internet-Zeitalter nicht. Aber auch längst keine Geheimwissenschaft mehr: Vorausgesetzt, die Buchführung ist auf dem Laufenden, dann sind das Eintragen und die Übermittlung an den Finanzamts-Server eine Sache von ein paar Minuten. Die geeigneten Werkzeuge befinden sich entweder schon auf Ihrem Computer oder sind im Handumdrehen installiert. Viel Erfolg!

Informationen für Einsteiger

Falls Sie sich weniger mit der Datenübermittlung als vielmehr mit der Datenermittlung und den verschiedenen Steuerarten schwertun, sollten Sie einen Blick auf unsere einschlägigen Basisinfos werfen:

Beitrag bewerten

Ihre Wertung:

 

Jährlichen Steuerschuld von 1.000 Euro überschritten

Hallo,

Bislang betrug meine jährliche Umsatzssteuerschuld immer über 1.000 Euro - seit 2008 jedoch nicht mehr - die Ausgaben waren einfach sehr hoch. Das FA schrieb mir, ich müsse keine vierteljährlichen Voranmeldungen mehr abgeben, was ich auch tat.

Nun wird vermutlich dieses Jahr die Umsatzssteuerschuld wieder über 1.000 Euro betragen - genau wissen kann ich das natürlich erst Ende des Jahres 2012. Muss ich das dem FA dennoch jetzt (zu Jahresbeginn) mitteilen und einfach wieder vierteljährliche Voranmeldungen abgeben?

Oder melden die sich bei der Abgabe der _nächsten Umsatzsteuererklärung (also dann ja erst 2013 für 2012) von alleine und das ganze geht für mich straffrei aus?

Antwort

Guten Tag,
und keine Sorge: § 18 Abs. 2 UStG ...
http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18.html
... stellt bei der Frage nach dem Voranmeldezeitraum auf das Vorjahr ab:
------------ Zitat ----------------
Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7 500 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1 000 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien.
----------Zitat-Ende --------------
Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen wollen, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder fragen Sie direkt beim Finanzamt nach.
Alles Gute und herzliche Grüße
Robert Chromow

Kein Problem,
es gibt kein Vorschrift, derzufolge die Bezahlung von geschäftlichen Rechnungen nur über ein Firmenkonto zulässig ist. Theoretisch kommen Sie sogar ganz ohne separates Geschäftskonto aus. Einzelheiten entnehmen Sie unserem Beitrag:
"Geschäftskonto vs. Privatgirokonto: Brauchen Gründer und Selbstständige überhaupt ein Geschäftskonto?"
http://www.akademie.de/direkt?pid=13925
Alles gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

Guten Abend,
ich habe erst vor 2 Monaten die Abbuchungen von der Telekom auf das Geschäftskonto vornehmen lassen. Auf den Rechnungen davor steht aber schon der Firmenname drauf. Kann ich nun die Umsatzsteuer auch von den vorherigen Rechnungen zurückverlangen, auch wenn diese von einem fremden (Privatkonto) abgebucht worden sind?

Besten Dank für die Antwort im voraus.

Vielen Dank für Ihre nette Rückmeldung. Das vermeintliche "Jahresumsatzsteuer-Formular" nennt sich "Umsatzsteuererklärung". Die ist mit ElsterOnline leider nicht möglich. Sie benötigen dafür die kostenlose amtliche Windows-Software "ElsterFormular"
https://www.elster.de/elfo_home.php
oder ein anderes Steuer- oder Buchhaltungsprogramm, das über eine Elster-Schnittstelle verfügt.
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Prima Forum für Fragen und kompetente Antworten.
Hier meine Frage: Jeden Monat gebe ich nun brav die Umsatzsteuervoranmeldung ab. Nun hat mir das Finanzamt mitgeteilt, dass ich am Ende des Jahres auch ein "Jahresumsatzsteuer-Formular" einreichen muss.
Im Elster-Tool finde ich dafür aber keinen Eintrag.
Im einzelnen sind die Fragen daher: Was ist diese Jahresumsatzsteueraufstellung? Wie wird sie angefertigt und mit welchem Tool an das Finanzamt übertagen?

Danke für eine Antwort im Voraus.

Guten Tag,
wenn Sie im September 2009 den Betrieb aufgenommen haben, war die erste Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. Oktober 2009 fällig. Sie konnten die eingenommene Umsatzsteuer für den ersten Monat (= September) ja frühestens Anfang Oktober ermitteln. Den Monat September sollten Sie in "Elster Formular" problemlos auswählen können, oder?
Viel Erfolg und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,
sehr informative Seite. Ich habe nun eine Frage die Sie mir bestimmt beantworten können: Ich habe am 07.09.2009 mein Unternehmen gegründet. Wann muss ich die erste Umsatzsteuervoranmeldung durchführen? UND welchen Monat klicke ich dann beim Elster-Online Formular an?

Nach den bisherigen Beispielen sieht es so aus, dass ich bereits am 10.09.09 die erste Umsatzsteuervoranmeldung tätigen hätten müssen, und zwar für den Monat August (Klick im Elster Formular auf 08/09)? In diesem Zeitraum war die Firma aber noch garnicht existent.

Danke für die Hilfe

Hallo,
Sie schreiben:
------------ Zitat ----------------
Ich arbeite häufig mit einer Kolleginn zusammen die der Kleinunternehmerregelung unterliegt. Die Rechnung an die Kunden Schreibe ich. Die Mwst muss ich auch für ihre Stunden und Material einsätze ausweisen. Zu meiner Frage, wie muss ich das nun in der Umsatzsteuervoranmeldung eintragen?
----------Zitat-Ende --------------

Eigentlich ist es ganz einfach: Die Gesamtleistung ist umsatzsteuerpflichtig. In der Umsatzsteuervoranmeldung tauchen die Leistungen Ihrer Kollegin hingegen nicht auf: Sie dürfen nur solche Vorsteuern geltend machen, die Ihnen von dazu befugten Unternehmern als solche in Rechnung gestellt worden sind.
Alles Gute und freundliche Grüße
Robert Chromow

halllo "anonym" vom 23.7.

Herr Chromow ist in Urlaub. Die kompetente Antwort lässt deshalb noch etwas auf sich warten. Aber in der Zwischenzeit will ich mich an einer Antwort versuchen.

Wenn Ihre Kollegin Ihnen eine Rechnung schreibt, dann natürlich ohne Umsatzsteuer. Wenn Sie diese Leistungen dann Ihrem Auftraggeber in Rechnung stellen, dann mit Umsatzsteuer. Wenn Sie also nach dem Modell Hauptauftragnehmer- Subunternehmer vorgehen, ist das ganze einfach.

Wenn Sie aber gemeinsam auftreten und - bewusst oder unbewusst - eine GbR bilden, dann ist die Sache komplizierer. Eine GbR ist zwar keine juristische Person, kann aber sehr wohl als solche steuerpflichtig sein. Sie kann aber auch unter die Kleinunternehmer-Regelung fallen.

Sie sehen: Sie sollten sich beraten lassen, denn es kommt ganz auf die Umstände in Ihrem Einzelfall an. Einige weitere Infos zur Zusammenarbeit zwischen Freelancern finden Sie unter der URL http://www.akademie.de/direkt?pid=55180

reibungslose Geschäfte wünscht
Simon Hengel
Redaktion akademie.de

Servus
Ich hätte auch eine Frage.
Ich arbeite häufig mit einer Kolleginn zusammen die der Kleinunternehmerregelung unterliegt. Die Rechnung an die Kunden Schreibe ich. Die Mwst muss ich auch für ihre Stunden und Material einsätze ausweisen. Zu meiner Frage, wie muss ich das nun in der Umsatzsteuervoranmeldung eintragen?

Freiberufler und Betriebe, die nicht zur doppelten kaufmännische Buchführung verpflichtet sind, kommen außerdem von vornherein in den Genuss der Ist-Besteuerung (= Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten). Mit anderen Worten: Bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen sind die Zahlungsvorgänge auf dem Konto und in der Kasse entscheidend.
Allzeit volle Kassen und Konten wünscht
Robert Chromow

@ anonym vom 6.4.

im Normalfall ist das _Rechnungsdatum_ entscheidend (Soll-Besteuerung). Wenn Ihr Jahresumsatz aber unter 250.000 Euro liegt, oder 500.000 Euro im Osten, können Sie das Privileg der "Ist-Besteuerung" nutzen, dann entsteht die Steuerschuld erst, wenn die Rechnung bezahlt wird. Wie so oft also - es kommt darauf an. :-)

Genaueres dazu steht hier:

Alternative: Besteuerung nach "vereinbarten" oder "vereinnahmten" Entgelten?
http://www.akademie.de/direkt?pid=5113&tid=11598

beste Grüße
S.Hengel
Redaktion akademie.de

Hallo,

vielleicht kann mir jemand diese Frage beantworten: Sind beispielsweise für die UmsatzsteuerVoranmeldung März die im März am Konto eingegangenen Beträge (beglichene Rechnungen) oder die im März gestellten Rechnungen relevant?

Hallo,
Kosten für die Anschaffung der Software fallen nicht an: Elster- und ElsterOnline sind kostenlos.
Ihre Sicherheitsbedenken sind angesichts der jüngsten Debatten um den "Bundestrojaner" aber nicht von der Hand zu weisen. Ob Ihre Vorbehalte ausreichen, um von der Pflicht zur elektronischen UStVA befreit zu werden, wage ich jedoch zu bezweifeln. Sie könnten es aber einfach mit einer UStV-Anmeldung auf Papier versuchen: Manche Finanzämter drücken bei Selbstständigen und Kleinunternehmern ein Auge zu.
Eine Bitte: Falls Sie das versuchen - berichten Sie über Ihre Erfahrungen?
Danke und freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo,

eine Sache ist hier nicht beleuchtet: Meine Sicherheit.
In den Medien wird immer wieder über Onlinedurchsuchungen berichtet.
Ich habe kein Vertrauen in die Elster Software.
Wer sagt mir, das hierdurch nicht ein Bundestrojaner instaliert wird? Es könnte sogar so ausgelegt werden, dass ich durch die Installation indirekt eine Zustimmung zur Überwachung gegeben habe.

Ich höre schon die Bemerkungen "Wer nichts zu verbergen hat ...", aber niemand hat das Recht meine privaten Daten ohne richterlichen Beschluß auszulesen.

Eine Software kaufen - die Kosten will und kann ich nicht tragen.

Mitglied werden, Vorteile nutzen!

  • Sie können alles lesen und herunterladen: Beiträge, PDF-Dateien und Zusatzdateien (Checklisten, Vorlagen, Musterbriefe, Excel-Rechner u.v.a.m.)
  • Unsere Autoren beantworten Ihre Fragen
  • Sie bekommen erhebliche Rabatte auf unsere von Experten geleitete Online-Workshops
 

Online-Workshop-Kalender