Umsatzsteuervoranmeldungen müssen heutzutage auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermittelt werden. Dabei können Sie ganz unterschiedliche Übertragungswege nutzen: Die meisten Buchführungs- und Steuerprogramme verfügen mittlerweile über eine Elster-Schnittstelle. Außerdem gibt es kostenlose Lösungen wie die amtliche Steuersoftware "ElsterFormular" oder das gebührenfreie Internet-Portal "ElsterOnline". Wir stellen die wichtigsten Übermittlungs-Alternativen vor.

Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer sind verpflichtet, die Differenz zwischen ihren eigenen Umsatzsteuereinnahmen und den selbst gezahlten Vorsteuern (das ist der Umsatzsteuer-Anteil auf den Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern) eigenhändig zu ermitteln und das Ergebnis regelmäßig unaufgefordert dem Finanzamt mitzuteilen. Dieser Vorgang nennt sich Umsatzsteuervoranmeldung.

Sind die Steuereinnahmen höher als die Vorsteuersumme, ergibt sich eine Zahllast, die ans Finanzamt überwiesen werden muss. Im umgekehrten Fall entsteht ein Erstattungsanspruch: Dann gibt es eine Gutschrift vom Finanzamt. Sowohl die Überweisung der Zahllast als auch eventuelle Erstattungen erfolgen unaufgefordert: Steuerbescheide über fällige Vorauszahlungen verschickt das Finanzamt im laufenden Jahr nicht!

Anzahl und Termine

Wie oft und wann Voranmeldungen fällig sind, hängt von der Höhe der Steuereinnahmen ab:

• Bei einer jährlichen Steuerschuld von bis zu 1.000 Euro verzichtet das Finanzamt auf Antrag ganz auf Voranmeldungen. In dem Fall genügt die Jahres-Umsatzsteuererklärung, die zusammen mit der Einkommensteuererklärung abzugeben ist - in der Regel bis zum 31. Mai des Folgejahres.

• Lag die Zahllast im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro, sind vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen vorgeschrieben. Die Anmeldetermine sind dann der 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und der 10. Januar.

• Bei einer Steuerschuld von mehr als 7.500 Euro sind monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen Pflicht. Stichtag ist in dem Fall jeweils der 10. Kalendertag des Folgemonats.

• Wichtige Sonderregelung: Umsatzsteuerpflichtige Gründer müssen im Jahr der Gründung und dem darauffolgenden Kalenderjahr sogar unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuereinnahmen monatliche Voranmeldungen abgeben. Die Details stehen hier: "Monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung für Gründer".

Sowohl Monats- als auch Quartalszahler können beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung von einem Monat beantragen. Dem Antrag wird in aller Regel kommentarlos stattgegeben. Monatszahler müssen dann allerdings zu Jahresbeginn eine "Sondervorauszahlung" in Höhe von 1/11 der Vorjahres-Zahllast begleichen. Mehr zur Dauerfristverlängerung steht im Beitrag "Umsatzsteuer: Dauerfristverlängerung nutzen".

Viele Wege führen zum Finanzamt

Seit 2005 müssen Umsatzsteuervoranmeldungen grundsätzlich elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Papiergebundene Anmeldungen sind nur noch ausnahmsweise und auf Antrag zur "Vermeidung unbilliger Härten" zulässig (wenn z. B. kein betrieblicher Computer und Internetanschluss vorhanden ist). So unerfreulich es einerseits ist, dass der Staat Geschäftsleute zur Online-Übermittlung ihrer Umsatzsteueranmeldungen zwingt - in den meisten Fällen ist der Aufwand im Vergleich zum klassischen Papierformular spürbar geringer.

Elektronisches Voranmelde-Formular für das Jahr 2010In den meisten Fällen genügen die folgenden summarischen Informationen, die Sie Ihrer laufenden Buchführung entnehmen:

• Nettoumsatz im Voranmeldezeitraum (ggf. getrennt nach Steuersätzen 19, 7 und 0 Prozent) sowie

• Summe der abziehbaren Vorsteuerbeträge aus den Rechnungen Ihrer Lieferanten im gleichen Zeitraum.

Steuerbeträge, Additionen, Überträge sowie das Ausrechnen der endgültigen Steuerlast bzw. Erstattung nimmt Ihnen die Software ab, mit deren Hilfe Sie die Daten ans Finanzamt schicken. Falls Sie Ihre Voranmeldungen eigenhändig erledigen (und die Arbeit nicht zusammen mit den übrigen Buchhaltungsarbeiten an Ihren Steuerberater oder einen Buchführungshelfer delegieren), können Sie zwischen folgenden Übermittlungsalternativen wählen:

• Buchführungs-Software: Sofern Sie Ihre Einnahmenüberschussrechnung per PC erledigen, sollten Sie überprüfen, ob Ihr Programm über eine Elster-Schnittstelle verfügt. Die allermeisten kommerziellen Buchführungsprogramme bieten heutzutage ein Modul, mit dessen Hilfe Sie direkt aus der Anwendung heraus Kontakt mit dem Finanzamtsserver herstellen können - vorausgesetzt natürlich, es besteht eine Verbindung zum Internet. Vorteil der Komfortvariante: Da die Software Ihre Buchführungsdaten kennt, können Sie sich normalerweise das Eintippen der steuerpflichtigen Umsätze und gezahlten Vorsteuern in das Voranmeldeformular sparen.

  Tipp: Für den Fall, dass Sie noch keine geeignete Buchhaltungs-Software haben: Auf der Elster-Website finden Sie eine Liste mit über 220 Anwendungen, mit deren Hilfe elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen möglich sind. Darunter befinden sich inzwischen auch eine ganze Reihe von Programmen für die lange Zeit sträflich vernachlässigten Betriebssysteme Mac und Linux.

• Steuer-Software: Viele PC-Programme zur Erstellung der (privaten) Einkommensteuer verfügen inzwischen ebenfalls über Elster-Schnittstellen, mit deren Hilfe oft auch elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen möglich sind (z. B. WISO Sparbuch, Taxman oder Steuer-Spar-Erklärung). Die bekannteste Freeware ist "ElsterFormular": Das offizielle Programm der Steuerverwaltung läuft allerdings nach wie vor nur auf Windows-PCs. Tipp: Die wichtigsten Schritte zur ersten Umsatzsteuervoranmeldung mit ElsterFormular werden auf Seite 2 dieses Beitrags beschrieben.

• Webbasierte Datenübermittlung: Unabhängig vom Computer-Betriebssystem sind reine Internet-Plattformen, bei denen Sie sich außerdem größeren Installationsaufwand ersparen können. Neben einem Internetzugang brauchen Sie nur einen aktuellen Browser (meist: Internet Explorer, Firefox oder Safari). Neben dem amtlichen ElsterOnline-Portal ist das zum Beispiel mit anmeldesteuer-online.de und webfibu.de möglich.

  Zumindest im Fall von ElsterOnline hört sich die Übermittlung von Voranmeldungen per Web-Formular allerdings einfacher an, als sie tatsächlich ist: Bevor Sie Ihre ersten Steuerdaten übermitteln können, müssen Sie einen wahren Hindernislauf aus Registrierung, Authentifizierung (per Post), Zertifizierung und Aktivierung absolvieren. Sofern es nur um die Umsatzsteuervoranmeldung geht, ist das viel zu umständlich. Wenn Sie hingegen sämtliche Steuererklärungen sicher via Internet abgeben wollen, kann sich der Aufwand durchaus lohnen.

Welche Variante für wen?

Welche der genannten Alternativen für Ihre Zwecke am sinnvollsten ist, hängt von der vorhandenen Hard- und Softwareausstattung und den sonstigen Einsatzzwecken ab:

• Am einfachsten und bequemsten, aber auch teuersten ist das Outsourcing: Wenn Sie die Arbeit Ihrem Steuerberater oder Buchführungshelfer überlassen, brauchen Sie sich weder um die Datenermittlung noch um die Datenübermittlung Gedanken zu machen.

• Wer selbst Hand anlegen will oder muss, für den ist das Kombipaket aus Buchführungs- oder Steuerprogramm mit integrierter Elster-Schnittstelle die komfortabelste Lösung: Wenn Ihre Software Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermitteln kann, sollten Sie diesen Weg auch nutzen.

• Sollten Sie diese Möglichkeit nicht haben, aber einen Windows-PC besitzen, ist die kostenlose ElsterFormular-Software ohne Authentifizierung der einfachste Weg: Download und Installation sind schnell erledigt, die Handhabung einfach und die erforderlichen Eingaben überschaubar.

• Falls Sie mit einem Linux-Rechner oder einem Mac arbeiten und keine Elster-fähige Software anschaffen wollen, nutzen Sie am besten eine der webbasierten Übermittlungsplattformen. Für ElsterOnline sollten Sie sich dabei nur dann entscheiden, wenn Sie zusätzlich zu Ihren Voranmeldungen auch noch Ihre Steuererklärungen via Internet abgeben wollen.