Die Angst vor komplizierten Buchführungsanforderungen und Aufzeichnungspflichten trägt mit dazu bei, dass viele Menschen den Schritt in die Selbstständigkeit nicht wagen. Bei Licht betrachtet, ist jedoch zumindest die "vereinfachte Buchführung" für Freiberufler und Kleinunternehmer kein Buch mit sieben Siegeln.

Die Pflicht zur Buchführung gehört zu den ungeliebtesten Aufgaben von Selbstständigen. Dabei haben die Vorschriften zur Gewinnermittlung von Unternehmen verglichen mit dem Verfahren bei Angestellten durchaus ihre Vorzüge: Während die Einnahmen abhängig Beschäftigter vom Arbeitgeber automatisch an das Finanzamt gemeldet werden und Steuerminderungen ("Werbungskosten") nachträglich und vor allem nur bei Vorlage einzelner Belege möglich sind, vertraut der Fiskus bei Selbstständigen und Gewerbebetrieben normalerweise der eigenhändigen Gewinnermittlung. Nur bei Zweifelsfällen oder im Rahmen von (seltenen) Betriebsprüfungen werden die Unterlagen vom Finanzamt genauer in Augenschein genommen.

Gewinnermittlung für die Einkommensteuer

Solange ...

• Ihr Gewinn 50.000 Euro oder

• Ihr Umsatz 500.000 Euro

... nicht überschreitet, brauchen Sie dabei weder eine kaufmännische Buchführung mit Betriebsvermögensvergleich ("Inventur") noch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) noch Bilanzen zu erstellen. Es genügt eine "vereinfachte Buchführung", die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Freiberufler und ähnliche Selbstständige, die unter den § 18 des Einkommensteuergesetzes ("Einkünfte aus selbstständiger Arbeit") fallen, dürfen die EÜR sogar unabhängig von Gewinn- und Umsatzgrenzen in Anspruch nehmen.

Steuerrechtlich geregelt ist die Vereinfachung der Buchführungspflicht in § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes. Die Umsatz- und Gewinnobergrenzen für diese Sonderregel finden sich im § 141 der Abgabenordnung.

Merkmale der vereinfachten Buchführung

Die wichtigsten EÜR-Merkmale im Überblick:

• Es gilt das Prinzip der Ist-Besteuerung: Während Umsätze größerer Betriebe bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung besteuert werden, gilt bei Freiberuflern und Kleinunternehmern der Zeitpunkt, an dem Geld tatsächlich zu- oder abfließt. Das gilt auch für die vereinnahmte Umsatzsteuer. Das bringt Zinsvorteile, erspart schwierige Rechnungsabgrenzungen zwischen unterschiedlichen Wirtschaftsjahren und macht die Überwachung der Zahlungsfähigkeit einfacher.

• Die EÜR-Aufzeichnungen selbst müssen keine bestimmte Form haben. Einfache handgeschriebene oder Computerlisten genügen. Computerprogramme müssen nicht gegen nachträgliche Änderungen gesichert sein.

• Bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 Euro darf die Gewinnermittlung formlos erfolgen. Darüber hinaus muss der Gewinn (oder Verlust) mithilfe des offiziellen EÜR-Formulars ermittelt werden. Die einzelnen Elemente der amtlichen "Anlage EÜR" erläutert unser Grundlagenbeitrag "Keine Angst vorm EÜR-Formular".

• Einnahmen und Ausgaben werden mit ihren Bruttowerten erfasst. Auch wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, ist eine Unterteilung nach Nettowert und Mehrwertsteuer nicht erforderlich. Zahlungen an das Finanzamt werden als Ausgaben gebucht, Erstattungen dementsprechend als Einnahmen.

• Die Bestände auf Bankkonten müssen nicht mit den Belegen abgestimmt werden. Die Aufzeichnung von baren Zahlungsvorgängen in einem separaten Kassenbuch ist nicht erforderlich.

• Eine Sonderstellung haben langlebige Wirtschaftsgüter (Ihr "Anlagevermögen"): Deren Anschaffungskosten (Wert über 410 Euro) dürfen Sie im Jahr der Anschaffung nicht in voller Höhe als Ausgabe verbuchen: Der Wert muss auf die "betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer" verteilt werden. Diesen Vorgang nennt man landläufig Abschreibung. Die offizielle Bezeichnung lautet "Absetzung für Abnutzung" (=AfA).
  Bitte beachten Sie: Wirtschaftsgüter, deren Wert zwischen 150 Euro und 1.000 Euro liegen, dürfen seit 2008 bei Bedarf zu einem jährlichen Sammelposten zusammengefasst und en bloc über 5 Jahre abgeschrieben werden.

• Langlebige Wirtschaftsgüter müssen in ein "Anlagenverzeichnis" (=Inventar) aufgenommen werden, dem die Bezeichnung der einzelnen Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungszeitpunkt, die Anschaffungskosten in Euro, die Nutzungsdauer sowie der jährliche Abschreibungsbetrag zu entnehmen ist.

• Am Jahresende addieren Sie Ihre Einnahmen und ziehen davon die Summe Ihrer Ausgaben ab. Ist die Differenz positiv, haben Sie einen Gewinn erwirtschaftet, anderenfalls einen Verlust.

• Das Jahresergebnis (Gewinn oder Verlust) tragen Sie außerdem in die "Anlage G" (für Einkünfte aus Gewerbebetrieb) bzw. die "Anlage S" (für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) ein.

• Da Sie keinen "Betriebsvermögens-Vergleich" machen müssen, entfällt am Jahresende die mühsame Inventur.

Wechsel der Gewinnermittlungs-Art

Wichtig: Das Überschreiten der genannten Obergrenzen von 50.000 Euro (Gewinn) oder 500.000 Euro (Umsatz) führt nicht zwangsläufig zum sofortigen Wechsel der Gewinnermittlungs-Art. Der Umstieg erfolgt frühestens im übernächsten Geschäftsjahr und auch nur, wenn das Finanzamt Sie ausdrücklich dazu auffordert. Diese Bestimmung finden Sie ebenfalls im § 141 Abs. 2 der Abgabenordnung. Ein Beispiel für diese steuerliche Zeitlücke:

Dass Sie im Jahr 2011 erstmals mehr als 50.000 Euro Gewinn erwirtschaften, stellen Sie unter Umständen erst Anfang 2012 fest. Das Finanzamt erfährt dann erst Mitte bis Ende 2012 im Rahmen Ihrer Einkommensteuer-Erklärung für 2011 von diesem Sachverhalt und kann daher auch frühestens für 2013 die Einführung eines neuen Buchführungssystems verlangen.

Umsatzsteuer: Mehrarbeit für Gründer

Die Buchführung dient nicht nur der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Wenn Sie im Vor- bzw. Gründungsjahr (voraussichtlich) mehr als 17.500 Euro und im laufenden Jahr mehr als 50.000 Euro umsetzen, gehören Sie nicht mehr zu den Kleinunternehmern gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz.

Sie müssen dann auf alle Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) aufschlagen und die vereinnahmte Umsatzsteuer unaufgefordert ans Finanzamt abführen. Von Ihren Umsatzsteuereinnahmen dürfen Sie zuvor noch die von Ihnen bei betrieblichen Anschaffungen gezahlte Mehrwertsteuer (= "Vorsteuer") abziehen. In manchen Fällen ergibt sich auf diese Weise statt einer Zahllast sogar ein Vorsteuerüberhang und damit ein Erstattungsanspruch. Das ist übrigens einer der Gründe, warum manche Kleinunternehmer sich freiwillig für die Umsatzsteuerpflicht entscheiden.

Weniger erfreulich: Umsatzsteuerpflichtige Gründer müssen unabhängig von der Höhe ihrer Umsatzsteuerschuld in den beiden ersten Kalenderjahren ihrer Geschäftstätigkeit für jeden einzelnen Monat eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Ab dem dritten Jahr können Sie bei einer Vorjahres-Zahllast von bis zu 7.500 Euro wieder zur quartalsweisen Zahlung übergehen. Falls Sie im Vorjahr nicht mehr als 1.000 Euro Umsatzsteuer an den Fiskus abgeführt haben, kommen Sie sogar ganz ohne Voranmeldungen aus: In dem Fall genügt die jährliche Umsatzsteuer-Erklärung.