Ist mein Kunde (noch) zahlungsfähig?

Vermeiden Sie unnötige Forderungsausfälle: Wo Sie Bonitätsinformationen bekommen und andere Tipps gegen Zahlungsausfälle

Von: Robert Chromow
Stand: 14. August 2012 (aktualisiert)
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Es liegt nicht nur an der Finanz- und Wirtschaftskrise, dass die Zahlungsmoral der Kundschaft zu wünschen übrig lässt - aber verbessert wurde sie dadurch sicher auch nicht. Trotzdem liefern viele Selbstständige und Kleinunternehmer bereitwillig und vertrauensvoll auf Rechnung. Wenn Sie Ihren Kunden allzu großzügig Lieferantenkredite gewähren, riskieren Sie das Wohlergehen Ihres eigenen Unternehmens. Wir zeigen, wie Sie die Gefahr von Forderungsausfällen senken.

Hand aufs Herz: Holen Sie vor der Übernahme größerer Aufträge Informationen über die Kreditwürdigkeit neuer Geschäftspartner ein? Und haben Sie angesichts der Finanz- und Wirtschaftskrise bereits überprüft, wie es aktuell um die Bonität Ihrer wichtigsten Auftraggeber steht? Oder gehören Sie auch zu den Unternehmern, bei denen die Freude über neue Aufträge so groß ist, dass sie Vorleistungen in beträchtlichem Umfang und in sorglosem Vertrauen auf die spätere Bezahlung erbringen?

Falls Sie nicht bereits schlechte Erfahrungen gesammelt haben, sollten Sie sich auf schwierige Zeiten einstellen: Die Zahlungsmoral sinkt in Krisenzeiten nahezu zwangläufig. Oft genug liegt es nicht am bösen Willen der Geschäftspartner, sondern allein daran, dass die Kunden ihrerseits auf unbezahlten oder gar uneinbringlichen Forderungen sitzen. Besonders für Kleinunternehmer und Freiberufler werden Einnahmeausfälle schnell bedrohlich - sowohl betrieblich als auch privat!

Eine rechtzeitige und regelmäßige Prüfung des Zahlungsverhaltens Ihrer Kunden sorgt zwar nicht unbedingt für letzte Gewissheit. Es lässt die Alarmglocken aber früher schrillen. Genauso wie eine Bank die Kreditwürdigkeit ihrer Darlehensnehmer unter die Lupe nimmt, ist es Ihr gutes Recht, die "Bonität" Ihrer Auftraggeber zu prüfen.

Frei zugängliche Informationsquellen

Viele Auskünfte bekommen Sie via Internet frei Haus:

  • Im elektronischen Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de) finden Sie alle Basisinformationen über die Unternehmen, die im Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister eingetragen sind ("Detailsuche" - "Registerinformationen"):

    Bild vergrößernUnternehmensregister: Detail-RechercheFalls Ihr Geschäftspartner veröffentlichungspflichtig ist, können Sie dort außerdem die letzten Gesellschaftsbekanntmachungen, Kapitalmarktinformationen sowie Jahresabschlüsse des Unternehmens bekommen ("Veröffentlichungen"). Die Recherche im Unternehmensregister ist kostenlos - der Abruf der Detaildaten ist jedoch gebührenpflichtig: Pro Datenblatt werden bis zu 4,50 Euro berechnet. Bezahlt wird per Kreditkarte oder Lastschriftverfahren. Voraussetzung für den Informationsabruf ist eine (kostenlose) Registrierung auf der Publikations-Plattform des Bundesanzeiger-Verlages.

    Weitere Informationen zum elektronischen Handelsregister und der Register-Recherche liefern Ihnen die akademie.de-Beiträge "Elektronisches Handelsregister" und "Online-Recherche im Handelsregister".

  • Die amtlichen Insolvenzbekanntmachungen (www.insolvenzbekanntmachungen.de) der deutschen Insolvenzgerichte bieten kostenlose Onlineauskünfte über die Eröffnung, Aufhebung und Einstellung von privaten und betrieblichen Insolvenzverfahren, Abweisung von Insolvenzanträgen sowie die Erteilung oder Versagung von Restschuldbefreiungen.

    Bild vergrößernInsolvenzbekanntmachungen.de - Suche nach Insolvenzbekanntmachungen

    Angaben zu eidesstattlichen Versicherungen bekommen Sie vor Ort im "Schuldnerverzeichnis" des zuständigen Amtsgerichts. Das wiederum finden Sie über das Orts- und Gerichtsverzeichnis im Justizportal des Bundes und der Länder.

  • In Zeitungen, Zeitschriften, auf Webseiten oder in Weblogs veröffentliche Informationen über Ihre Geschäftspartner erschließen Sie im Handumdrehen mithilfe von Suchmaschinen. Besonders praktisch: Die Newsalerts von Google News liefern neue Fundstellen auf Wunsch frei Haus in Ihren E-Mail-Posteingang.

Manche brisanten Insider-Informationen bekommen Sie aber auch quasi im Vorbeigehen, indem Sie zum Beispiel bei Kundenbesuchen oder Messen Augen und Ohren offen halten, mit Mitarbeitern plaudern und zwischen den Zeilen lesen. Oder indem Sie Kollegen und Bekannte nach deren Erfahrungen mit potenziellen Kunden fragen: Vor allem im lokalen und regionalen Umfeld spricht sich die Zahlungspraxis (und deren unerwartete Änderungen) unter Lieferanten und Dienstleistern schnell herum.

Bei Bestandskunden sollten Sie außerdem Ihre eigenen Buchführungsunterlagen nicht außer Acht lassen: Die geben Ihnen zumindest über deren bisheriges Zahlungsverhalten Aufschluss.

Kostenpflichtige Auskünfte

Darüber hinausgehende Bonitätsauskünfte bekommen Sie leider nicht zum Nulltarif. Sparen Sie aber lieber nicht an der falschen Stelle: Angesichts des Forderungsausfall-Risikos größerer Aufträge sind die Gebühren kommerzieller Auskunftsstellen kaum der Rede wert.

  • Besonders preisgünstig (ab 10 Euro) sind die vergleichsweise selten genutzten Bankauskünfte über Geschäftspartner: Sie können Ihre Hausbank beauftragen, bei der Bank Ihres Kunden oder Interessenten nach dessen Zahlungsgepflogenheiten zu fragen. Auf diese Weise bekommen Sie zwar keine konkreten Angaben über Kontostände und -bewegungen Ihres Geschäftspartners. Sie erfahren jedoch, seit wann das Konto bei der Bank geführt wird, ob regelmäßige Umsätze vorliegen und der Kunde gegenüber der Bank seinen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen ist.

    Bankauskünfte bekommen Sie grundsätzlich über alle eingetragenen Kaufleute - es sei denn, die betreffende Firma hat der Auskunftserteilung ausdrücklich widersprochen. Über Einzelunternehmer, Freiberufler und Privatleute geben Geldinstitute nur dann Auskunft, wenn Sie deren schriftliches Einverständnis vorlegen können. In allen anderen Fällen müssen Sie übrigens nicht befürchten, dass Ihr Geschäftspartner von Ihrer Neugier erfährt: Eine obligatorische Benachrichtigung über die Erteilung von Bankauskünften gibt es nicht.

    Vorsicht, "Geheimcode": In ihren Auskünften verwenden die Banken Standardfloskeln, deren volle Bedeutung nicht immer auf den ersten Blick klar ist. Bei der Interpretation hilft Ihnen eine "Übersetzunghilfe", die der Zentralverband des Deutschen Handwerks veröffentlicht hat: "So liest man eine Bankauskunft".

  • Klassische Bonitätsauskünfte über Unternehmen und Privatpersonen sind die Stärke großer Wirtschaftsauskunfteien, zum Beispiel Schufa, Bürgel Wirtschaftsinformationen, Dun & Bradstreet oder die Vereine Creditreform. Für Unternehmen mit einem überschaubaren Auftrags- und Umsatzvolumen sind die üblichen Partnerschaftsgebühren und Mitgliedsbeiträge in der Regel jedoch überdimensioniert.

  • Besser zu den Bedürfnissen von Kleinbetrieben und Freiberuflern passen die Online-Auskunfteien, die zum Teil auf die Datenbestände der großen Auskunfteien zurückgreifen. Online-Dienste wie die von Euforma oder bonitaetfinder.de verzichten auf Jahresbeiträge oder Mindestabnahmen. Die Kosten für Einzelauskünfte liegen bei 5 Euro bis 10 Euro für Personenabfragen und 15 Euro bis 30 Euro für kurze oder ausführliche Unternehmensauskünfte. Beim ebenfalls recht preisgünstigen "CreditCheck" von Hoppenstedt gibt es wiederum eine jährliche Mindestabnahme.

Sicher ist sicher: Vorkasse ist besser ...

Wenn Sie Zweifel an der Zahlungsbereitschaft oder -fähigkeit eines Kunden haben, müssen Sie einen attraktiven Auftrag nicht gleich komplett ablehnen: Das wäre ja Selbstmord aus Angst vor dem Tod.

  • Am sichersten sind Sie, wenn Sie Vorkasse vereinbaren: In dem Fall erfüllen Sie Ihren Teil der Vereinbarung erst, nachdem der Kunde bar bezahlt hat oder seine Überweisung auf Ihrem Konto eingegangen ist.

  • Ähnlich sicher ist der Abbuchungsauftrag: Anders als bei der nicht ganz so gefahrlosen Einzugsermächtigung ermächtigt der Kunde seine Bank schriftlich, dass der Empfänger den vereinbarten Betrag abbuchen darf. Sobald das Geld auf Ihrem Konto eintrifft, sind Sie auf der sicheren Seite.

    Die einfache Einzugsermächtigung ist weniger gefahrlos: Hier kann Ihr Kunde bis zu sechs Wochen lang der Kontobelastung widersprechen. Mit den Unterschieden zwischen den verschiedenen Lastschriftarten beschäftigt sich der Beitrag "Lastschriften: Einzugsermächtigungen oder Abbuchungsauftrag?"

  • Je nach Branche und Unternehmensgröße kann auch der Forderungsverkauf ("Factoring") infrage kommen. Dass diese bequeme, aber nicht ganz billige Form des Forderungsmanagements auch für kleinere Betriebe interessant sein kann, zeigt der Beitrag "Factoring für Kleinunternehmer und Handwerksbetriebe".

Wenn Factoring nicht wirtschaftlich ist und Vorkasse oder Abbuchungsauftrag nicht durchsetzbar sind, sollten Sie zumindest versuchen, Ihr Ausfallrisiko durch Vereinbarung von Anzahlungen oder Abschlagzahlungen zu verringern.

Eine unter Dienstleistern weitverbreitete Form der Zug-um-Zug-Zahlung ist die Drittelung: Das erste Drittel der Zahlung ist dann zum Beispiel bei Auftragserteilung fällig, das zweite bei Ablieferung und das letzte Drittel bei Abnahme durch den Auftraggeber. Aufteilung und Zeitpunkt mit Ihrem Kunden zu vereinbaren ist Verhandlungssache. Weitere Informationen zu diesem Thema liefert der Beitrag "Vorschüsse, Abschläge, Zwischen- und Schlussabrechnungen: Was bei "häppchenweiser" Rechnungsstellung zu beachten ist".

Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist: Der Umgang mit offenen Rechnungen

Nicht immer lassen sich unbezahlte Rechnungen ganz vermeiden. Bleiben Sie in solchen Fällen in Kontakt mit säumigen Kunden, bevor Sie förmliche Zahlungserinnerungen, böse Briefe oder letzte Mahnungen schreiben:

  • Fragen Sie nach, warum die Rechnung trotz einwandfreier Lieferung oder Leistung noch nicht bezahlt ist. Zeigen Sie Verständnis für die Situation Ihres Geschäftspartners. Lassen Sie sich aber nicht über den Tisch ziehen: Wenn Sie selbst durch den Zahlungsverzug Ihres Kunden in die Bredouille geraten, ist niemandem geholfen. Was Sie tun, wenn Kunden ihre Rechnungen nur teilweise bezahlen, erfahren Sie im Beitrag "Kunde kürzt die Rechnung - und nun?"

  • Verlangen Sie eine verbindliche Zusage, bis wann Sie mit einer Zahlung rechnen können.

  • Sollte Ihr Kunde dieses Versprechen nicht machen können, akzeptieren Sie - falls das für Sie tragbar ist - Teilzahlungen und/oder bieten Sie einen Zahlungsaufschub gegen Verzinsung in Höhe des offiziellen Verzugszinssatzes an. Der liegt laut § 288 BGB bei Geschäften mit Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von zurzeit 0,12 Prozent (Stand: August 2012), bei Geschäftsleuten acht Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Daraus ergeben sich Verzugszinsen von 5,12 % gegenüber Privatleuten und 8,12 % gegenüber Selbstständigen und Unternehmen. Eine genaue Anleitung zur Berechnung samt einer Rechenhilfe für Excel finden Sie im Leitfaden "Verzugszinsen korrekt berechnen".

  • Verschwenden Sie nicht zu viel Zeit auf das mehrstufige Mahnverfahren: Durchnummerieren sollten Sie Ihre Mahnungen auch nicht. Wenn Ihr Kunde nach einer freundlichen Zahlungserinnerung und einer unmissverständlichen Mahnung noch immer nicht zahlt, leiten Sie das gerichtliche Mahnverfahren ein. Allein dessen Ankündigung wirkt oft Wunder. Einzelheiten entnehmen Sie unserem Beitrag "Die Mahnung, das unbekannte Wesen".

  • Alternativ können Sie auch einen Anwalt oder ein Inkasso-Unternehmen mit der Wahrnehmung Ihrer Interessen beauftragen.

Zum Weiterlesen: Umfangreiches Infopaket zum professionellen Forderungsmanagement

Praxisnahe Informationen zum Thema Vertragsgestaltung, Bonitätsprüfung und Forderungsmanagement hat unsere Expertin Dr. Ellen Ulbricht im ausführlichen Infopaket Forderungsmanagement für Selbstständige und Kleinstunternehmer leicht gemacht für Sie zusammengetragen.

Fazit

Betrachten Sie die Krise ruhig als Chance: Selbst wenn Sie bislang nur wenige oder noch gar keine schlechten Erfahrungen mit mangelhafter Zahlungsmoral gemacht haben, sollten Sie Vorleistungen gegenüber Neu- und Bestandskunden in Zukunft nur noch wohlüberlegt und dosiert erbringen. Informationsquellen sowie Möglichkeiten eines fairen Interessenausgleiches gibt es zum Glück genug. Aufmerksamkeit, Zweifel und ein gesundes Maß an Skepsis sind jedenfalls allemal besser als naive Blauäugigkeit: "Trau, schau wem!"

Amtliche Bekanntmachungen und Register

  • Unternehmensregister: Originalunterlagen der Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister (über "Original Registerdaten" - "Detailrecherche").

  • Insolvenzbekanntmachungen.de: Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte über Insolvenzverfahren

  • Orts- und Gerichtsverzeichnis im Justizportal des Bundes und der Länder: Dort lässt sich das zuständige Amtsgericht ermittelt, das wiederum das Schuldnerverzeichnis führt.

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